Position Description Analysis & Development
Completing a Position Analysis
Before an accurate position description can be created for a position, a position analysis must be
conducted in order to evaluate the need and purpose of the position, and the way the work should
be performed. A position description should include a list of essential functions. The position
analysis ensures that the work to be performed in a position is accurately described. A position
description simply documents the findings of the position analysis.
QUESTIONS THAT DRIVE A POSITION ANALYSIS
The intent of asking the following questions is to determine whether or not the tasks can be
achieved in a new or different way:
What is the purpose of the position? By answering these questions, the essential functions of the
position can be identified. A position exists to perform an essential function and the person hired
to fill the position is hired for his/her ability to perform it.
What would happen if this position were not filled? Is it possible to transfer essential functions of
the position to other positions within your department or other departments/units within the
university?
What larger developments within the university or within the position’s specialized area play a
role in determining different ways of thinking about the position? A good example here is offered
by examining the fast-moving developments in information technology and sciences that have
changed the qualifications you would look for when filling a Librarian position.
What can we learn from our past five years experience with this position? Has it been marked by
high turnover or has it been a continuous trouble area? What accounts for the present vacancy?
What does any of this information tell us about the position? Does the position need to be
redefined or perhaps eliminated?
The responsibility for analyzing a vacant (or new) position, rests primarily with the hiring manager,
but it is recommended that at least one person higher in the line of authority become involved, if
for no other reason than to guard against a token or narrowly focused review of the position and
its essential functions. It is also recommended that unclassified position descriptions be shared
with the search committee in draft form for feedback, questions, and proposed
revisions/clarifications before it is finalized and approved by the hiring manager (the person
ultimately responsible for its content).
Writing a Position Description
IMPORTANCE OF POSITION DESCRIPTIONS
The position description is the primary document of personnel administration for the University. It
affects how a position is classified and compensated. It serves as the foundation for setting
expectations with an employee, and for performance evaluation and management. It also is
important in determining the professional development needs of the incumbent. The
development of a position description should be done thoughtfully and carefully. Do not let the
pressing needs of a search process minimize the importance of developing an accurate position
description.
GOAL OF POSITION DESCRIPTION WRITING
Each position description should be written in such a way that it provides all the information an
evaluation committee needs to clearly understand the duties the incumbent performs. It must
accurately reflect all the duties and responsibilities required of the incumbent as well as the
qualifications that person needs to satisfactorily fill the position.
Review the Office of Equal Opportunity and Access (EOA) Principles for Developing the Position
Description document for ideas around how to incorporate the diversity aspects of the position.
POSITION SUMMARY
After the job analysis has been conducted, the next step is to begin writing the position
description. From the job analysis, you should have an understanding of what the primary purpose
of the position is. This is the position summary. Write the summary to explain what you need
accomplished by this employee and how it relates to the mission of the organization. This should
be no shorter than a sentence or two and no longer than a paragraph. In the position summary,
balance the need to focus on the position’s purpose with the need to provide some limited
information about the organization for recruiting purposes. Be sparing with your use of marketing
language here, as the posting is the place best utilized to market the organization, location, etc.
POSITION DUTIES
This section should expand on the position summary. Write position duties so that they are clearly
understandable by anyone who should happen to read the position description. The duties should
be succinct. From your position analysis, begin grouping the position duties by similarity and
importance. Typically, you will have no more than eight to ten groupings of position duties. Each
group should have a common heading.
Tips: Do not list unnecessary details, only the important facts regarding the position. Avoid
ambiguous terms and begin each statement with an action verb. Avoid jargon that the search
committee and applicants may not understand. Avoid stating a list of performance expectations.
Expectations may be listed in a separate document. Be accurate in describing the duties. Don’t
overstate or understate - to do so may result in classifying the position incorrectly, affecting the
compensation of the position. The duties must total 100%.
DECISION MAKING/GUIDELINES
This section, along with the position summary, defines the scope and responsibility of the position.
List what decisions the incumbent will be expected to make independently and which decisions
they will make under the guidance of their supervisor. List the impact these decisions will have on
the organization. What are the negative impacts of an incorrect decision?Then list what guidelines
the incumbent will use in making these decisions.
DETERMINING THE QUALIFICATIONS
Ensuring that the qualifications are accurate and necessary for the position is crucial to a
successful search. Qualifications should not be so extensive that they limit the applicant pool or
could be seen as discriminatory. Go back to the job analysis and the position description. What
must the incumbent have upon beginning this position to be successful Create a list of these items.
These will become your minimum qualifications, or the additional required qualifications. What
qualifications would be helpful for the incumbent to have, or useful to the organization? These will
become your preferred qualifications.
For Classified positions, the minimum qualifications come from the classification specifications and
have been negotiated with SEIU. The additional required qualifications cannot exceed the
minimum qualifications. Be careful when you list experience or education as a requirement and
refer back to the minimum qualifications.
Refer to the Online PD and Recruiting System Position Titles for minimum qualifications for
unclassified positions. If you require a degree, make sure to list what field the degree is in. (e.g.
B.S. or B.A. in Psychology, or closely related field)
SAMPLE POSITION DESCRIPTIONS
Selected position summaries, decision-making statements, and descriptions of duties are available
for the position titles referenced below. Click on the desired link to open a sample position
description.
Academic Teaching/Research Faculty Position Titles:
Assistant Professor
Associate Professor
Faculty Research Assistant
Instructor
Professor
Research Associate
Senior Faculty Research Assistant
Senior Instructor
Administrative/Professional Faculty Position Titles:
Advisor (Academic Advisor)
Assistant Dean
Associate Dean
Dean
Department Head
Department Chair
Director (Director Position Title)
Professional Faculty
Director
Manager
Classified Staff Position Titles: see the Oregon Public Universitie Classification Specifications for
guidance
Position Advertisement Guidelines Tenure-Track Teaching Positions
Why is this useful? These guidelines make the path to permanent residence simpler for some
teaching faculty who need long-term work authorization in the United States.
Where do these criteria come from? The U.S. Department of Labor (DOL) requires specific
advertisement language in order for OSU to be eligible to file a Special Handling Labor Certification
(SHLC) request, which is the first step in a three-part process culminating in permanent residence
(aka a green card) for faculty who have classroom teaching duties.
What happens if our advertisement does not meet DOL criteria? We pursue other paths to
permanent residence, some of which are more laborious for the faculty member.
Who do I contact with questions? Email [email protected]
Example Ad
The Department of ______ at Oregon State University in Corvallis, Oregon invites applications for a
full-time (nine-month) tenure track Assistant, Associate, or Full professor starting on September
16, 2018. Duties include teaching undergraduate and graduate classes, developing an externally-
funded research program, and providing service to the Department, College, and University.
Requirements include a PhD by the start of employment in X, Y, Z, or a closely related discipline
and the ability to contribute to teaching excellence. Preference will be given to candidates with a
demonstrable commitment to promoting and enhancing diversity. To apply, submit letter of
interest and curriculum vitae to https://jobs.oregonstate.edu/, posting #P000000 by December 15,
2017.
DOL Criteria Checklist
Advertise in a National Journal with either a web-based or a print ad
Web ad: advertise in an online professional journal with a national circulation for a minimum of 30
days, collect documentation that shows the ad ran for 30 days
Print Ad: place an advertisement in the print version of a professional journal with a national
circulation, keep a copy of the ad as it appeared in the journal
Position Title: rank must be stated. E.g.: Appointment is anticipated at the Assistant Professor
level, but candidates with exceptional qualifications may be considered for appointment as
Associate Professor or Professor
Duties: briefly outlined and include the word “teaching”
FTE: Note that the position is full-time
Minimum & Preferred Qualifications: ideally, the minimum qualifications will be objectively
measurable. Preferred qualifications are best when prefaced with “demonstrated ability to…” or
“knowledge of…” rather than “experience in…”
Degree: explicitly list all disciplines acceptable for position. E.g.: PhD required in X, Y, Z, or a
closely related discipline. If applicants will be considered who have not yet completed their PhDs,
be sure to include PhD required by start of employment in X, Y, Z, or a closely related discipline
ESPAÑOL:
Descripción del puesto Análisis y desarrollo
Completando un Análisis de Posición
Antes de que se pueda crear una descripción precisa del puesto para un puesto, se debe realizar
un análisis del puesto para evaluar la necesidad y el propósito del puesto, y la forma en que se
debe realizar el trabajo. Una descripción del puesto debe incluir una lista de funciones esenciales.
El análisis de posición asegura que el trabajo a realizar en una posición se describa con precisión.
Una descripción de posición simplemente documenta los resultados del análisis de posición.
PREGUNTAS QUE CONDUCEN UN ANÁLISIS DE POSICIÓN
La intención de hacer las siguientes preguntas es determinar si las tareas se pueden lograr de una
manera nueva o diferente:
¿Cuál es el propósito del puesto? Al responder estas preguntas, se pueden identificar las funciones
esenciales del puesto. Existe un puesto para realizar una función esencial y la persona contratada
para ocupar el puesto es contratada por su capacidad para realizarla.
¿Qué pasaría si esta posición no se llenara? ¿Es posible transferir funciones esenciales del puesto a
otros puestos dentro de su departamento u otros departamentos / unidades dentro de la
universidad?
¿Qué desarrollos más importantes dentro de la universidad o dentro del área especializada del
puesto desempeñan un papel en la determinación de diferentes formas de pensar sobre el
puesto? Aquí se ofrece un buen ejemplo al examinar los rápidos avances en la tecnología de la
información y las ciencias que han cambiado las calificaciones que buscaría al ocupar un puesto de
Bibliotecario.
¿Qué podemos aprender de nuestros últimos cinco años de experiencia con este puesto? ¿Ha sido
marcado por una alta rotación o ha sido un área de problemas continuos? ¿Qué explica la vacante
actual?
¿Qué nos dice algo de esta información sobre el puesto? ¿El puesto necesita ser redefinido o
quizás eliminado?
La responsabilidad de analizar un puesto vacante (o nuevo) recae principalmente en el gerente de
contratación, pero se recomienda que al menos una persona más alta en la línea de autoridad se
involucre, si no es por otra razón que protegerse contra una ficha o por poco revisión enfocada de
la posición y sus funciones esenciales. También se recomienda que las descripciones de puesto no
clasificadas se compartan con el comité de búsqueda en forma de borrador para comentarios,
preguntas y revisiones / aclaraciones propuestas antes de que el gerente de contratación finalice y
apruebe (la persona responsable en última instancia de su contenido).
Escribir una descripción de posición
IMPORTANCIA DE LAS DESCRIPCIONES DE POSICION
La descripción del puesto es el documento principal de administración de personal de la
Universidad. Afecta cómo se clasifica y se compensa una posición. Sirve como base para establecer
expectativas con un empleado, y para la evaluación y gestión del desempeño. También es
importante para determinar las necesidades de desarrollo profesional del titular. El desarrollo de
una descripción del puesto debe hacerse con cuidado y cuidado. No permita que las necesidades
apremiantes de un proceso de búsqueda minimicen la importancia de desarrollar una descripción
de posición precisa.
META DE POSICIÓN DESCRIPCIÓN ESCRITURA
La descripción de cada puesto debe estar escrita de tal manera que proporcione toda la
información que un comité de evaluación necesita para comprender claramente las tareas que
desempeña el titular. Debe reflejar con precisión todos los deberes y responsabilidades requeridos
del titular, así como las calificaciones que la persona necesita para ocupar el puesto de manera
satisfactoria.
Revise los Principios de la Oficina de Igualdad de Oportunidades y Acceso (EOA) para desarrollar el
documento de Descripción del Puesto para obtener ideas sobre cómo incorporar los aspectos de
diversidad del puesto.
RESUMEN DE POSICIÓN
Después de realizar el análisis del trabajo, el siguiente paso es comenzar a escribir la descripción
del puesto. A partir del análisis del trabajo, debe comprender cuál es el propósito principal del
puesto. Este es el resumen del puesto. Escriba el resumen para explicar lo que necesita que este
empleado logre y cómo se relaciona con la misión de la organización. Esto no debe ser más corto
que una o dos oraciones y no más largo que un párrafo. En el resumen del puesto, equilibre la
necesidad de centrarse en el propósito del puesto con la necesidad de proporcionar información
limitada sobre la organización para fines de reclutamiento. Tenga cuidado con su uso del lenguaje
de marketing aquí, ya que la publicación es el lugar mejor utilizado para comercializar la
organización, ubicación, etc.
DEBERES DE POSICIÓN
Esta sección debe expandirse en el resumen de posición. Escriba los deberes del puesto de modo
que sean claramente comprensibles para cualquiera que lea la descripción del puesto. Los deberes
deben ser concisos. A partir de su análisis de posición, comience a agrupar los deberes de posición
por similitud e importancia. Por lo general, no tendrá más de ocho a diez grupos de deberes de
posición. Cada grupo debe tener un encabezado común.
Consejos: No enumere detalles innecesarios, solo los hechos importantes con respecto al puesto.
Evite términos ambiguos y comience cada enunciado con un verbo de acción. Evite la jerga que el
comité de búsqueda y los solicitantes pueden no entender. Evite establecer una lista de
expectativas de rendimiento.
Las expectativas se pueden enumerar en un documento separado. Sea preciso al describir los
deberes. No exagere ni subestime; hacerlo puede resultar en la clasificación incorrecta de la
posición, afectando la compensación de la posición. Los aranceles deben sumar 100%.
TOMA DE DECISIONES / DIRECTRICES
Esta sección, junto con el resumen del puesto, define el alcance y la responsabilidad del puesto.
Enumere qué decisiones se espera que el titular tome independientemente y qué decisiones
tomará bajo la guía de su supervisor. Enumere el impacto que estas decisiones tendrán en la
organización. ¿Cuáles son los impactos negativos de una decisión incorrecta? Luego, enumere qué
pautas utilizará el titular para tomar estas decisiones.
DETERMINANDO LAS CALIFICACIONES
Asegurar que las calificaciones sean precisas y necesarias para el puesto es crucial para una
búsqueda exitosa. Las calificaciones no deben ser tan extensas que limiten el grupo de solicitantes
o puedan considerarse discriminatorias. Regrese al análisis de trabajo y la descripción del puesto.
¿Qué debe tener el titular al comenzar esta posición para tener éxito? Cree una lista de estos
elementos. Estos se convertirán en sus calificaciones mínimas, o las calificaciones adicionales
requeridas. ¿Qué calificaciones serían útiles para el titular o útiles para la organización? Estos se
convertirán en sus calificaciones preferidas.
Para los puestos clasificados, las calificaciones mínimas provienen de las especificaciones de
clasificación y se han negociado con SEIU. Las calificaciones adicionales requeridas no pueden
exceder las calificaciones mínimas. Tenga cuidado cuando enumere la experiencia o la educación
como requisito y consulte las calificaciones mínimas.
Consulte los títulos de posición del sistema de reclutamiento y PD en línea para conocer las
calificaciones mínimas para los puestos no clasificados. Si necesita un título, asegúrese de
enumerar en qué campo se encuentra el título (por ejemplo, B.S. o B.A.en Psicología, o un campo
estrechamente relacionado)
DESCRIPCIONES DE POSICION DE MUESTRA
Los resúmenes de puestos seleccionados, las declaraciones de toma de decisiones y las
descripciones de funciones están disponibles para los títulos de puestos a los que se hace
referencia a continuación. Haga clic en el enlace deseado para abrir una descripción de posición de
muestra.
Títulos académicos de posición docente / docente investigadora:
Profesor asistente
profesor asociado
Asistente de investigación de la facultad
Instructor
Profesor
Investigador asociado
Asistente de Investigación de Facultad Senior
Instructor senior
Títulos de posición de la facultad administrativa / profesional:
Asesor (Asesor Académico)
Decano Asistente
Decano asociado
Decano
Jefe de departamento
Jefe de departamento
Director (Título del puesto de director)
Facultad profesional
Director
Gerente
Títulos de posición de personal clasificado: consulte las Especificaciones de clasificación de las
universidades públicas de Oregon para obtener orientación
Posición Pautas de publicidad Posiciones de enseñanza de seguimiento de tenencia
¿Por qué es útil esto? Estas pautas simplifican el camino hacia la residencia permanente para
algunos docentes que necesitan autorización de trabajo a largo plazo en los Estados Unidos.
¿De dónde vienen estos criterios? El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL)
requiere un lenguaje publicitario específico para que OSU sea elegible para presentar una solicitud
de Certificación Especial de Trabajo (SHLC), que es el primer paso en un proceso de tres partes que
culmina en la residencia permanente (también conocida como verde tarjeta) para profesores que
tienen tareas de enseñanza en el aula.
¿Qué sucede si nuestro anuncio no cumple con los criterios de DOL? Perseguimos otros caminos
hacia la residencia permanente, algunos de los cuales son más laboriosos para el miembro de la
facultad.
¿A quién contacto con preguntas? Correo electrónico [email protected]
Anuncio de ejemplo
El Departamento de ______ de la Universidad Estatal de Oregón en Corvallis, Oregón, invita a
presentar solicitudes para un Asistente, Asociado o Profesor titular de tiempo completo (nueve
meses) a partir del 16 de septiembre de 2018. Las tareas incluyen enseñar clases de pregrado y
posgrado, desarrollar un programa de investigación financiado con fondos externos y servicio al
Departamento, Facultad y Universidad. Los requisitos incluyen un doctorado al comienzo del
empleo en X, Y, Z o una disciplina estrechamente relacionada y la capacidad de contribuir a la
excelencia en la enseñanza. Se dará preferencia a los candidatos con un compromiso demostrable
para promover y mejorar la diversidad. Para aplicar, envíe una carta de interés y un curriculum
vitae a https://jobs.oregonstate.edu/, publicando # P000000 antes del 15 de diciembre de 2017.
Lista de verificación de criterios de DOL
Anuncie en un National Journal con un anuncio web o impreso
Anuncio web: anuncie en una revista profesional en línea con una circulación nacional durante un
mínimo de 30 días, recopile documentación que muestre que el anuncio se publicó durante 30
días
Anuncio impreso: coloque un anuncio en la versión impresa de una revista profesional con
circulación nacional, guarde una copia del anuncio tal como apareció en la revista
Título del puesto: debe indicarse el rango. Por ejemplo: el nombramiento se anticipa a nivel de
Profesor Asistente, pero los candidatos con calificaciones excepcionales pueden ser considerados
para ser nombrados como Profesor Asociado o Profesor
Deberes: resumir brevemente e incluir la palabra "enseñanza"
FTE: tenga en cuenta que el puesto es a tiempo completo
Calificaciones mínimas y preferidas: idealmente, las calificaciones mínimas serán objetivamente
medibles. Las calificaciones preferidas son mejores cuando están precedidas por "capacidad
demostrada para ..." o "conocimiento de ..." en lugar de "experiencia en ..."
Grado: enumere explícitamente todas las disciplinas aceptables para el puesto. Por ejemplo: se
requiere un doctorado en X, Y, Z o una disciplina estrechamente relacionada. Si se considerará a
los solicitantes que aún no hayan completado sus doctorados, asegúrese de incluir el doctorado
requerido al inicio del empleo en X, Y, Z o una disciplina estrechamente relacionada.
