Beschwerdeverfahren
Verfahrensordnung (§ 8 Abs. 2 LkSG)
1. Hintergrund und Zweck
Zum 01.01.2023 ist das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten.
Die Gesamthafenbetriebs-Gesellschaft m.b.H. ist aufgrund ihrer Anzahl an Mitarbeitenden Verpflichtete im Sinne des Gesetzes und fällt zum 01.01.2024 in den Anwendungsbereich des LkSG.
Ziel des Lieferkettengesetzes ist es, dass Unternehmen innerhalb der eigenen Organisation und entlang ihrer Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken identifizieren und nach Möglichkeit verhindern, mindestens jedoch die Auswirkungen einschränken. Dazu schreibt das Gesetz den betroffenen Unternehmen eine Reihe von Sorgfaltspflichten vor, unter anderem ein angemessenes Beschwerdeverfahren.
2. Welche Funktion hat das Beschwerdeverfahren?
Das Beschwerdeverfahren soll zwei Funktionen erfüllen:
Zum einen dient das Beschwerdeverfahren als Frühwarnsystem, über das Probleme erkannt und im besten Fall gelöst werden, bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.
Zum anderen bieten Beschwerdeverfahren Zugang zu angemessener Abhilfe. So können Unternehmen bei unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Rechtsgutverletzungen auf diese Missstände aufmerksam gemacht werden und in der Folge wirksame Abhilfemaßnahmen ergreifen.
3. Für welche Gesellschaften gilt diese Verfahrensordnung?
Diese Verfahrensordnung gilt für folgende Gesellschaft:
Gesamthafenbetriebs-Gesellschaft m.b.H.
4. Wer kann Meldungen abgeben?
Alle Personen- oder Personengruppen, die im eigenen Geschäftsbereich oder innerhalb der Lieferkette der Gesamthafenbetriebs-Gesellschaft m.b.H. potenziell oder tatsächlich von Menschenrechts- oder Umweltverletzungen betroffen sind bzw. derartige Verletzungen kennen, können Hinweise über das Beschwerdeverfahren abgeben.
Dazu zählen bspw.:
Mitarbeitende der Gesamthafenbetriebs-Gesellschaft m.b.H.
Mitarbeitende von unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten und Geschäftspartnern,
Kundinnen und Kunden,
Angehörige von Mitarbeitenden,
Gewerkschaften, Nichtregierungsorganisationen und andere Organisationen, die Kenntnis über Risiken oder Schäden erlangen und/oder Betroffene unterstützen.
5. Welche Sachverhalte können gemeldet werden?
Hinweise oder Beschwerden können abgegeben werden, wenn ein potenzielles menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko besteht.
Bei einem menschenrechtlichen Risiko handelt es sich um eine Situation, in der es wahrscheinlich ist, dass ein verbotenes Verhalten in Bezug auf eines der unten aufgelisteten Menschenrechte droht oder bereits eingetreten ist:
Kinderarbeit,
Zwangsarbeit,
Formen der Sklaverei,
Missachtung von Arbeitsschutzstandards,
Missachtung der Koalitionsfreiheit,
Diskriminierung und Gleichstellung von Beschäftigten,
Vorenthalten einer angemessenen Vergütung der Arbeitsleistung,
Menschenrechtsverletzungen durch Umweltschädigungen,
Missachtung von Landrechten,
Gewalt durch private und öffentliche Sicherheitskräfte.
Außerdem können Hinweise oder Beschwerden auf menschenrechtliche Risiken im Zusammenhang mit potenziellen Umweltschäden, die häufig mit Menschenrechtsrisiken einhergehen, abgegeben werden. Das betrifft:
Schädliche Bodenveränderungen,
Gewässerverunreinigungen,
Luftverunreinigungen,
Schädliche Lärmemissionen
Übermäßiger Wasserverbrauch,
und zwar dann, wenn sie natürliche Lebensgrundlagen beeinträchtigen, z. B. weil sie den Zugang zu Nahrung, Trinkwasser oder sanitären Anlagen oder die Gesundheit im Allgemeinen beeinträchtigen (z. B., wenn Chemikalien in Flüsse gelangen und das Trinkwasser für Anwohnerinnen und Anwohner verunreinigt würde).
Zudem kann auch auf umweltbezogene Risiken hingewiesen werden, und zwar in den folgenden Fällen:
Verbotene Verwendung von Quecksilber in Herstellungsprozessen (i.S.d. Minamata-Übereinkommens zur Eindämmung von Quecksilber-Emissionen),
Verstoß gegen das Verbot bzw. die Einschränkung der Herstellung und des Gebrauchs von sog. persistenten organischen Stoffen (i. S. d. Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe),
Verstoß gegen das Gebot der Minimierung des grenzüberschreitenden Verkehrs mit Sonderabfällen und die umweltgerechte Entsorgung nahe beim Ort der Entstehung (i.S.d. Basler Übereinkommens über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle).
6. Wie können Meldungen abgegeben werden?
Die Gesamthafenbetriebs-Gesellschaft m.b.H. bietet als Beschwerdekanal ein elektronisches Hinweisgebersystem „CrefoSupply“ an. Dieses verfügt über ein sicheres Postfach zur vollständigen und anonymen Kommunikation.
Über dieses System können Beschwerden und Hinweise über die unter 5) genannten
Sachverhalte abgegeben werden.
Das Hinweisgebersystem ist unter folgendem Link erreichbar:
7. Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Die Beschwerden werden bei Bedarf mit Unterstützung von weiteren Fachexperten bearbeitet. Verantwortlich für die Bearbeitung von Beschwerden ist André Conrad.
Die Ansprechperson ist unparteiisch, unabhängig, weisungsungebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet.
8. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Beschwerden können über das digitale Hinweisgebersystem CrefoSupply eingereicht werden. Die hinweisgebende Person erhält zeitnah eine Eingangsbestätigung.
Zunächst wird im Rahmen einer Erstbewertung geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, ob der geschilderte Vorgang insgesamt als plausibel und grundsätzlich möglich einzuschätzen ist und eine Verletzung eines Gesetzes oder eine schwerwiegende Verletzung einer internen Regel bedeuten könnte. Diese Erstprüfung wird durch das Compliance-Office der Creditreform Compliance Services GmbH (nachfolgend „CCS“) durchgeführt. Der Dialog ist auf Wunsch auch vollständig anonym möglich. Angaben zur Identität sind freiwillig. Alle Informationen werden über eine spezielle Verschlüsselungstechnik technisch vor dem Zugriff unberechtigter Dritter gesichert.
Anschließend klärt die zuständige Ansprechperson einzelfallbezogen den Sachverhalt und versucht, alle wesentlichen Informationen dazu zusammenzutragen. Hinweise auf Verstöße bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern werden gemeinsam mit diesen untersucht. Erforderlichenfalls wird die Ansprechperson mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten– sofern sie ihrerseits den Kontakt ermöglicht –, um den Sachverhalt besser zu verstehen. Je nach Komplexität des Sachverhalts wird sie auch die Dauer der Bearbeitung abschätzen.
Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von Menschenrechten oder der Umwelt unmittelbar bevorsteht oder bereits stattfindet, werden zeitnah geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen. Ob die Abhilfemaßnahmen umgesetzt wurden und wirksam zur Beendigung oder Minimierung von Gefahren führten, hält die Ansprechperson nach.
Die hinweisgebende Person erhält Informationen über den Stand und Zeitrahmen der Bearbeitung. Darüber hinaus erhält sie auch bei Abschluss der Bearbeitung, d. h., wenn der Sachverhalt so aufgearbeitet ist, dass die wesentlichen Informationen gesammelt und bewertet sind, im Rahmen des rechtlich Zulässigen eine Information über das Ergebnis.
Sollte der Sachverhalt aus sachlichen Gründen nicht weiterbearbeitet werden (z. B., weil der Sachverhalt schon bekannt ist und bereits geklärt wurde oder sich nicht als plausibel erwiesen hat), wird auch dies der hinweisgebenden Person – verbunden mit einer Begründung – mitgeteilt.
9. Der Schutz von hinweisgebenden Personen
Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten.
Ganz allgemein dienen folgende Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Person:
Die Hinweise werden – während und nach Abschluss des Verfahrens – streng vertraulich behandelt. Namen, personenbezogene Daten oder sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden grundsätzlich nicht grundlos weitergegeben. Die Kommunikation, insbesondere mit Zulieferern, erfolgt anonymisiert oder pseudonymisiert, wenn dies zum Schutz notwendig ist oder die hinweisgebende Person das wünscht.
Wenn möglich und gewünscht, hält die Ansprechperson über das gesamte Verfahren Kontakt mit der hinweisgebenden Person und kann auf etwaige Anhaltspunkte für Benachteiligungen reagieren.
Ungerechtfertigt benachteiligende Handlungen oder gar Bestrafungen von hinweisgebenden Personen aufgrund von oder im Zusammenhang mit Beschwerden oder Hinweisen werden von der Gesamthafenbetriebs-Gesellschaft m.b.H. nicht geduldet und sind – sofern sie im eigenen Geschäftsbereich auftreten – ggf. mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen verbunden.