Wie viel kostet Buchhaltungssoftware?
Die Kosten für Buchhaltungssoftware hängen von der Größe und der Art der Branche Ihres Unternehmens ab. Für kleine Unternehmen ist eine einfach zu bedienende, intuitive und grundlegende Buchhaltungssoftware eine gute Wahl. Dieses Tool bietet Funktionen wie Gehaltsabrechnungsverarbeitung, Prüfungspfade, Banküberweisungen und Finanzberichterstattung.
Die Preisspanne variiert von kostenlosen Plänen (oder kostenlosen Stufen) bis zu 50 $ pro Monat für umfassendere und komplexere Buchhaltungssoftware. Mittelgroße bis große Unternehmen benötigen normalerweise mehr Funktionen wie Währungsumrechnung, Mehrbenutzerunterstützung, Entitätensupport, Devisen und Zölle, Zeit- und Inventarverfolgung, globale Buchhaltung, Kern-HR und detaillierte Analysen.
Die meisten Buchhaltungssoftware für mittelgroße bis große Unternehmen bieten kostenlose Testversionen an. Es ist jedoch am besten, den Softwareanbieter direkt für ein individuelles Angebot zu kontaktieren. Die Preisspanne kann von 50 $ bis 300 $ und mehr variieren.
Diese Software kann basierend auf einem der angebotenen Pläne gekauft werden. In der Regel umfassen die Abonnementpläne Optionen wie kostenlos oder Freemium, monatliches Abonnement, jährliches Abonnement, Pay-as-you-go und gestaffelte Preise.
Wie wählt man die beste Buchhaltungssoftware aus?
Die Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist knifflig, da sie Einblicke in den Kassenbuchhaltungsprozess, die Hauptbuchpflege, die Rechnungserstellung und die Investitionsoperationen erfordert.
Anforderungserfassung (RFI/RFP) für Buchhaltungssoftware
Bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware ist es wichtig, zunächst zu betrachten, wie das Unternehmen arbeitet, und sich dann mit den verschiedenen verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Es gibt verschiedene Optionen für Buchhaltungssoftwareprodukte, einschließlich solcher, die für die Geschäftsanforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden.
Vergleichen Sie Buchhaltungssoftwareprodukte
Je nach Branche möchte der Käufer möglicherweise eine lange Liste von Software erstellen, die Unternehmen in der jeweiligen Branche helfen soll. Zum Beispiel gibt es Plattformen, die speziell für Unternehmen im Einzelhandel, Hersteller, Restaurants usw. sowie für viele andere Arten von kommerziellen Organisationen entwickelt wurden.
Ein weiterer Faktor, den es bei der Erstellung dieser Liste zu berücksichtigen gilt, ist, wie benutzerfreundlich die Software bei der Buchhaltung und Abstimmung ist. Obwohl Buchhaltungssoftware bestimmte Aufgaben erleichtern kann, erfordert sie dennoch ein gewisses Maß an finanziellem Verständnis. Oft ist Buchhaltungssoftware, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde, benutzerfreundlicher, hat jedoch weniger Funktionen als Unternehmenssoftware.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der langen Liste kann der Käufer diese Liste basierend auf dem Budget eingrenzen. Buchhaltungssoftware ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Buchhaltungsanwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis im Handel gekauft werden.
Käufer müssen jedoch daran denken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder individuell für das Geschäft möchte, sollte es bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen alle Produkte auf ihrer Shortlist vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind. Zum Beispiel könnte man bitten, durch alle Buchhaltungsfunktionen geführt zu werden, wie man Berichte erstellt oder wie man Finanzdaten aus anderen Systemen importiert.
Auswahl der Buchhaltungssoftware
Die Buchhalter, die diese Software verwenden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Der Buchhalter könnte eine Anwendung bevorzugen, die mit denjenigen kompatibel ist, die er derzeit verwendet. Jedes Unternehmen ist anders, und der Buchhalter ist in der besten Position, um eine fundierte Meinung über die beste Wahl für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu bieten. Der Buchhalter könnte sogar dem Unternehmen helfen, die ausgewählte Software zu installieren und einzurichten.
Nach der Auswahl der Software müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es eine große Zeit- und Geldinvestition sein wird. Um einen ROI zu sehen, können Käufer nicht ein paar Monate später ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Das Aushandeln eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien sich darüber einig sind, was sie voneinander erwarten.
Wenn das Unternehmen den Cashflow hat, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Alternativ kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung oder Integration der Buchhaltungssoftware mit einem anderen System benötigen. Normalerweise wird das erste Angebot eines Softwareanbieters Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es zu einem günstigeren Preis tun kann.
Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzen wird, kann der Käufer längere Laufzeiten aushandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten Prioritäten setzen und die Lösung auswählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Käufer müssen ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit mehr Vertrauen kaufen. Wenn das Tool ineffizient ist oder nicht wie erwartet funktioniert, könnte es an der Zeit sein, eine andere Software zu testen.
