Projectinschatting: methoden en best practices

Wat is projectinschatting?

Projectinschatting: voorspel welke middelen, hoeveel tijd en hoeveel kosten er nodig zijn om een project te voltooien. Het omvat het analyseren van beschikbare informatie, zoals de omvang van het project, historische gegevens en benchmarks voor de sector, evenals onderbouwde veronderstellingen over mogelijke risico's en uitdagingen.

Dit proces heeft tot doel een realistisch beeld te creëren van de totale inspanningen en uitgaven van het project. Effectieve methoden voor het inschatten van projecten stellen projectmanagers in staat haalbare deadlines vast te stellen, middelen toe te wijzen en de besluitvorming gedurende de hele levenscyclus van het project te onderbouwen.

Waarom is het belangrijk om een project in te schatten?

Een inschatting van een project is een cruciale basis voor een succesvolle projectuitvoering. Nauwkeurige schattingen stellen projectmanagers in staat weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen. Door inzicht te krijgen in de verwachte werklast, kun je de juiste mensen op het juiste moment aan de juiste taken toewijzen, waardoor overmatige toewijzing of onderbenutting van middelen wordt voorkomen.

Realistische projectinschattingen vertalen zich in werkbare planningen. Als managers weten hoeveel tijd ze nodig hebben voor elke projectfase, kunnen ze haalbare deadlines en mijlpalen vaststellen. Deze transparantie bevordert het vertrouwen bij belanghebbenden en beperkt het risico op gemiste deadlines of overschrijdingen van de planning.

De inschatting van het project speelt een cruciale rol bij het managen van de verwachtingen van belanghebbenden. Door vooraf realistische tijdlijnen en benodigde middelen te communiceren, kunnen belanghebbenden weloverwogen beslissingen nemen om mogelijke teleurstelling of frustratie over de voortgang van het project te voorkomen.

Methoden voor het inschatten van projecten

Methoden voor het inschatten van projecten zijn essentieel voor een nauwkeurige voorspelling van de tijd, kosten en middelen die nodig zijn voor een succesvolle afronding van een project. Er zijn verschillende methoden voor het inschatten van projecten, die we hieronder zullen bespreken.

Oordeel van een deskundige

Het oordeel van een deskundige maakt gebruik van de kennis en ervaring van specialisten op een specifiek gebied. Deskundigen kunnen interne teamleden zijn met diepgaande domeinkennis of externe adviseurs met bewezen expertise. Door middel van consultaties, interviews of enquêtes helpen hun inzichten bij het inschatten van projectparameters zoals de duur, kosten en benodigde middelen. Met deze aanpak kunnen teams potentiële risico's en uitdagingen identificeren die misschien niet meteen duidelijk worden op basis van een puur datagestuurde aanpak.

Inschatting op drie punten

Een inschatting op drie punten erkent de inherente onzekerheid in de projectplanning. Voor elke taak wordt rekening gehouden met drie mogelijke scenario's: optimistisch (in het beste geval), pessimistisch (in het slechtste geval) en de meest waarschijnlijke duur. Door een gewogen gemiddelde te gebruiken waarin deze drie schattingen zijn verwerkt, geeft deze methode een vollediger beeld van mogelijke projecttijdlijnen. Aan het meest waarschijnlijke scenario wordt de meeste waarde toegekend.

Optimistische en pessimistische schattingen houden rekening met mogelijke risico's en ideale resultaten, wat projectmanagers helpt om realistischere termijnen te creëren waarin rekening wordt gehouden met mogelijke variaties in de uitvoering van taken.

Analoge schatting

Analoge schattingen maken gebruik van historische gegevens van projecten met vergelijkbare taken en resultaten om een schatting te maken van de inspanning die nodig is voor een nieuw project. Door projectgegevens uit het verleden te analyseren, zoals bestede tijd of toegewezen middelen, kunnen projectmanagers een basisschatting maken voor het nieuwe project.

Deze aanpak kan projecten met beperkte historische gegevens of geheel nieuwe inspanningen ten goede komen. Erken en verklaar de verschillen tussen de analoge en de huidige projecten om een redelijk nauwkeurige schatting te kunnen maken.

Parametrische schatting

Parametrische schattingen maken gebruik van statistische relaties tussen historische gegevens en projectvariabelen om de projectinspanning te voorspellen. Deze methode is gebaseerd op gevestigde formules of algoritmen die rekening houden met historische datapunten, zoals de grootte van het project (bijvoorbeeld het aantal vierkante meters voor de bouw) of het aantal features (voor softwareontwikkeling).

Parametrische inschattingen kunnen schattingen maken voor parameters zoals tijd, kosten en middelen. Deze datagestuurde aanpak komt ten goede aan projecten met duidelijk gedefinieerde parameters en gemakkelijk beschikbare informatie.

Inschatting van onderop

Bij een inschatting van onderop wordt het project opgedeeld in de kleinste, meest beheerbare componenten, ook wel werkpakketten genoemd. Maak een individuele schatting van elk werkpakket op basis van de tijd, de behoeften aan middelen en de kosten. Als je eenmaal schattingen hebt voor alle werkpakketten, voeg ze dan samen om tot een totale projectinschatting te komen.

Deze methode biedt een hoge mate van granulariteit en werkt goed voor projecten met duidelijk gedefinieerde scopes en taken. Het kan echter tijdrovend zijn voor complexe projecten en vereist een duidelijk inzicht in de structuur van de indeling van het project.

Schatting van bovenaf

Een schatting van bovenaf biedt een snelle en efficiënte manier om een projectinschatting op hoog niveau te genereren. Deze methode maakt gebruik van bestaande kennis, benchmarks uit de sector of adviezen van deskundigen om een tijdschema en budget voor het project vast te stellen. Het houdt rekening met factoren zoals de omvang van het project, historische gegevens of zelfs analoge projecten uit andere sectoren.

Hoewel de initiële schattingen misschien minder gedetailleerd zijn dan benaderingen van onderop, vormen ze een waardevol startpunt voor projectplanning. Naarmate het project vordert, moet je schattingen van bovenaf verfijnen door middel van een schatting van onderop of een deskundig oordeel om een beter inzicht te krijgen in de omvang van het project en de benodigde middelen.

Factoren die van invloed zijn op projectschatting

Verschillende belangrijke factoren zijn van invloed op de nauwkeurigheid van projectschattingen. Een duidelijk omschreven projectbereik met goed begrepen resultaten vormt de basis voor betrouwbare schattingen. Onzekerheden over de projectvereisten kunnen leiden tot onderschattingen of scope-creep. De beschikbaarheid van middelen speelt ook een cruciale rol. Door inzicht in de capaciteit en vaardigheden van het team kun je realistische schattingen maken van de werklast en de duur van de taken.

De complexiteit van een project is een andere cruciale factor. Zeer ingewikkelde projecten met veel afhankelijkheden of nieuwe technologieën kunnen extra tijd vergen voor de planning en uitvoering, wat invloed heeft op de initiële schattingen. Externe afhankelijkheden, zoals de afhankelijkheid van externe leveranciers of externe goedkeuringen, kunnen leiden tot onzekerheden en vertragingen waarmee je rekening moet houden bij het schattingsproces.

Een uitgebreide risicobeoordeling is van essentieel belang. Het identificeren en evalueren van potentiële risico's maakt proactieve mitigatiestrategieën en aanpassingen van de initiële schattigen mogelijk, waardoor de kans op succes van het project toeneemt.

Best practices voor effectieve projectschattingen

Het verfijnen van de vaardigheden voor het inschatten van projecten hangt af van de toepassing van de volgende best practices:

Definieer duidelijk de scope van het project. De scope van het project is de basis voor nauwkeurige schattingen. Onduidelijke vereisten of wijzigingen op het laatste moment kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de tijdlijn van het project en de toewijzing van resources.

Betrek belanghebbenden erbij. Het is essentieel om belanghebbenden bij het schattingsproces te betrekken. Hun inzichten in projectdoelen, gebruikersbehoeften en mogelijke obstakels kunnen het proces van betere kwaliteit maken.

Gebruik meerdere technieken. Door gebruik te maken van meerdere technieken krijg je een uitgebreider beeld van mogelijke projectparameters. Door een schatting van onderaf voor gedetailleerde taken te combineren met een deskundig oordeel bij onvoorziene uitdagingen, kunnen projectmanagers een betere schatting maken.

Documenteer alles. Het is cruciaal om alle aannames die tijdens het schattingsproces zijn gemaakt te catalogiseren. Deze aannames kunnen als referentiepunten dienen naarmate het project vordert, en kunnen zo nodig worden aangepast.

Wees flexibel en controleer regelmatig of alles op rolletjes loopt. Schattingen zijn niets definitiefs, ze kunnen veranderen. Werk ze regelmatig bij op basis van de werkelijke voortgang en nieuwe uitdagingen. Dit zorgt voor transparantie en houdt de tijdlijnen van het project en de toewijzing van resources op schema.

Agile storypoints voor projectschatting

Jira-storypoints biedt agile teams een flexibele benadering voor projectschatting. In tegenstelling tot traditionele schattingen op basis van tijd, zijn storypoints gericht op de relatieve inspanning die nodig is om een userstory te voltooien. Deze methode erkent de inherente onzekerheid van agile projecten en geeft prioriteit aan relatieve complexiteit boven vaste looptijden.

Atlassian definieert storypoints als een meeteenheid die wordt gebruikt om een schatting te maken van de totale inspanning die nodig is om een item in de productbacklog volledig te implementeren. Teams wijzen tijdens planningssessies samen storypoints toe aan elke userstory, rekening houdend met complexiteit, omvang en risico.

Zo kunnen Jira-storypoints de projectschatting in je agile workflow verbeteren:

• Leg de nadruk op inspanning, niet op tijd. Door schattingen los te koppelen van tijd is er meer flexibiliteit bij het opvangen van veranderingen en scope-creep, wat vaak voorkomt bij agile projecten.
• Gebruik een schatting op basis van het team. Sessies voor het inschatten van storypoints moedigen samenwerking en gedeeld begrip tussen teamleden aan, wat een gevoel van verantwoordelijkheid en de steun van het project bevordert.

• Verbeter zichtbaarheid. Door in elke sprint voltooide storypoints bij te houden, krijgen teams waardevolle inzichten in de teamsnelheid (de gemiddelde hoeveelheid werk die per sprint wordt voltooid). Deze gegevens helpen bij de planning en schatting van toekomstige projecten.

Jira kan naadloos worden geïntegreerd met storypointschatting. Functies zoals planborden geven userstory's visueel weer met hun toegewezen storypoints. De burndown-grafieken van Jira houden de voortgang tijdens de sprint bij, zodat teams het resterende werk kunnen volgen en mogelijke obstakels kunnen identificeren.

Door Jira-storypoints te omarmen, kunnen agile teams de projectscope en de inspanningen beter begrijpen, waardoor meer voorspelbare projectresultaten ontstaan.

Zorg voor een nauwkeurige projectschatting met Jira

Jira stroomlijnt projectschatting, verhoogt de nauwkeurigheid en vergroot de kans op succes van een project. Enkele van Jira's belangrijkste functionaliteiten kunnen daarbij helpen:

• Gedetailleerde taakregistratie: verdeel het project in beheersbare taken, schat de duur van elke taak en houd de voortgang in realtime bij. Dit maakt nauwkeurigere projectschattingen mogelijk.
• Resourcebeheer: visualiseer de werklast en vaardigheden van het team. Als je inzicht hebt in de beschikbaarheid van resources kun je schattingen maken die rekening houden met de capaciteit van het team. Het helpt ook om een teveel aan toewijzingen te voorkomen voor realistischere projecttijdlijnen.
• Rapportagefuncties: maak gebruik van de rapportagetools van Jira om inzichten te verkrijgen uit historische gegevens. Analyseer de duur van projecten uit het verleden, de toewijzing van resources en informatie over de kosten om toekomstige schattingen te maken. Dit verbetert de algehele nauwkeurigheid van projectschatting.

• Realtime zichtbaarheid: volg de voortgang van het project en identificeer in een vroeg stadium mogelijke obstakels. De realtime dashboards van Jira houden teams op de hoogte en nodigen uit om de initiële schattingen zo nodig aan te passen. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat het project op schema blijft en voorkomt dat er wordt afgeweken van de geschatte tijdlijn.

Probeer Jira nu gratis