Пять этапов жизненного цикла проекта: разбираемся вместе

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта — это основа, которая включает пять этапов и которую руководители проектов используют для его успешной реализации. В нем описаны все стадии, от создания до окончательного варианта реализации, а также цели, которых команда должна достичь на каждом отрезке пути.

Ниже приведена сводка по этапам жизненного цикла проекта и их основным целям.

1. Инициация: определить объем работ, стоимость, осуществимость, цели, сроки и критерии успеха проекта.
2. Планирование: создать дорожную карту или подробный план действий по проекту, где будут изложены задачи, необходимые для его реализации.
3. Реализация: провести работу по созданию продукта, сервиса или достижению иного результата. Предоставить команде все необходимые ресурсы, инструменты и инструкции.
4. Мониторинг и контроль: отслеживать прогресс по проекту и эффективность работы команды, чтобы выявлять возможные отклонения от плана или проблемы с качеством и вносить соответствующие изменения.
5. Завершение: закрыть проект, соблюсти все невыполненные условия по договорам, оплатить услуги поставщиков, провести оценку результатов и определить, что можно улучшить в следующий раз.

При наличии четкого представления о различных этапах управления проектом руководитель видит общую картину и лучше понимает, как действовать на каждой стадии. Разделяя проект на простые и понятные шаги, руководители могут лучше прогнозировать дальнейшие действия. Это помогает успешно реализовать проект, не отклоняясь от намеченного курса. А правильные инструменты и методы обеспечат эффективное управление командой в течение всего жизненного цикла.

Пять этапов жизненного цикла проекта

Понимание пяти этапов жизненного цикла управления проектами и их требований позволит создать надежную основу, которую впоследствии можно воспроизводить и совершенствовать.

Этап инициации

Этап планирования

На этапе планирования составляется дорожная карта, которая позволит реализовать проект в срок, с учетом критериев успеха и без превышения бюджета.

На этом этапе проект разбивают на небольшие задачи, устанавливают контрольные точки и сроки, а также создают подробные планы ресурсов, графиков, инструментов и заданий.

Ниже приведены элементы, которые можно подготовить на этапе планирования.

• План управления проектом. Укажите этапы проекта и задачи. Создайте структуру распределения работ и диаграмму Ганта, чтобы обозначить зависимости между задачами и сроки их выполнения.
• План управления рисками. Выявите потенциальные угрозы и разработайте стандартные операционные процедуры по их устранению, а также зафиксируйте, кто отвечает за решение тех или иных задач.
• Финансовый план. Создайте и распределите бюджет между командами и типами ресурсов.
• План ресурсов. Определите необходимых участников команды и назначьте им роли. Централизуйте документы, справочные материалы и другой вспомогательный контент с помощью ПО для управления ресурсами.
• План взаимодействия. Выберите каналы для общения с командой и клиентами. Решите, как часто вы будете обмениваться информацией, и назначьте встречи в календаре.
• План контроля качества. Установите ключевые показатели эффективности (KPI) и определите, как вы будете оценивать продуктивность и результаты команды.

С помощью такого инструмента управления проектами, как Jira, эти планы легко хранить в едином и доступном центре. Вы также получите доступ к шаблонам планирования проектов, которые помогут упростить работу.

Этап выполнения

На этапе реализации проекта приходит время воплощать план в жизнь и достигать ожидаемых результатов.

Руководителю проекта нужно распределять задачи, уточнять роли, отвечать на вопросы, контролировать работу, содействовать коммуникации, посещать брифинги или встречи, поддерживать команду и направлять ее деятельность в нужное русло.

Иногда это означает поиск новых инструментов, материалов или ресурсов для участников команды.

В проектах с несколькими участниками и сложными задачами организовать командную работу может быть непросто. Компании часто используют программное обеспечение для совместной работы, чтобы командам было проще сотрудничать, а простои случались реже.

Возможности Jira подходят для управления реализацией проекта от начала до конца. На эту платформу можно переложить всю рутину, связанную с работой над сложными проектами. Так команды будут заниматься действительно важными задачами, а не тратить время и силы на электронные таблицы и разрозненные инструменты.

С помощью Jira руководители проектов могут назначать задания, задавать сроки и автоматизировать напоминания, чтобы ни одна задача не осталась без внимания. Когда вся работа собрана в одном месте, можно эффективно отследить влияние каждого задания на хронологию и бюджет и при необходимости сразу же внести коррективы, чтобы работа над проектом не замедлялась.

Этап мониторинга и контроля

На этом этапе вы будете отслеживать ход выполнения и вносить коррективы, чтобы проект не отставал от графика.

Собирайте информацию из табелей учета рабочего времени и отчетов, а также получайте ее от участников команды. Использование Jira для управления вашим следующим проектом поможет отслеживать ход его выполнения. С помощью представления хронологии, которое выглядит как диаграмма Ганта, или доски Kanban можно легко определить, когда работа идет вразрез с дорожной картой проекта.

Главная задача руководителя проекта на данном этапе — восстанавливать порядок при возникновении проблем.

Вот несколько примеров возможных накладок, которые вам придется устранять.

• Сроки. Если участник команды не может выполнить задачу вовремя, ее нужно поручить кому-то другому.
• Стоимость. Расходы на поставщика выше, чем ожидалось, поэтому вы сокращаете объем работ по проекту.
• Команда. Между двумя участниками команды возникло разногласие, и вы помогаете им разрешить его.
• Качество. Какая-либо из частей продукта не отвечает вашим стандартам, поэтому вы подходите к ее созданию с другой стороны.
• Риск. Возникает непредвиденная угроза, и вам необходимо с ней разобраться.

Этап мониторинга и контроля охватывает весь жизненный цикл проекта. Руководители постоянно ищут способы добиться лучших результатов.

Confluence можно интегрировать с такими инструментами, как Jira, чтобы сообщать ключевым заинтересованным сторонам о ходе выполнения проекта. Благодаря централизованному хранению документации по проекту в Confluence вы сможете делиться обновлениями, отслеживать изменения и в реальном времени вести командную работу.

Этап завершения

В отличие от повседневных операций, у проектов есть точка завершения — этап закрытия, в ходе которого выполняются заключительные задачи, такие как передача результатов, оплата услуг поставщиков, подписание договоров или обеспечение надлежащего хранения документации и доступа к ней.

Кроме того, на этом этапе руководители проектов оценивают эффективность работы команды и выявляют области для улучшения.

Вот несколько вопросов, которые можно задать на этапе закрытия.

• Все ли справились со своими задачами?
• Возникали ли проблемы по части коммуникации?
• Какие таланты и слабые стороны вы заметили в каждом участнике команды?

Представьте эти результаты участникам команды на собрании после закрытия проекта. Предложите людям рассказать, что пошло не так, и поделиться идеями о том, как они могли бы лучше проявить себя на аналогичных проектах.

Помимо анализа команды, оцените качество своего продукта.

• Соответствует ли он стандартам клиента?
• Решает ли он проблему, ради устранения которой был реализован?
• В каких аспектах он был недостаточно эффективен, а в каких — превзошел ожидания?

Эти вопросы помогут лучше понять, как вы достигаете целей на текущий момент. Важна качественная и количественная обратная связь. Проводите тесты, отправляйте опросы и получайте точное представление об эффективности своего творения.

Confluence — ценный инструмент для документирования описанного процесса. С помощью Confluence вы можете легко хранить и анализировать результаты проекта, выводы и отзывы команд, а также делиться ими, создавая централизованную базу знаний для будущих проектов.

Типы жизненных циклов проекта

Существует три варианта жизненного цикла проекта: Agile, каскадный и итеративный.

Модель Agile

В модели Agile особое внимание уделяется гибкости и итеративному прогрессу. Корректировки и улучшения можно вносить на всех этапах проекта. Команды постепенно адаптируют результат на основе непрерывной обратной связи.

Agile пользуется популярностью у команд разработчиков ПО, для которых характерны активная совместная работа и регулярное возникновение непредвиденных препятствий.

Стоит обратить внимание на две разновидности Agile: Kanban and Scrum. Наглядное представление задач, ограничение текущей работы и выстраивание непрерывного потока операций — вот типичные практики Kanban, которые делают этот подход идеальным для проектов, требующих гибкости и не имеющих жестких сроков. В Scrum работу ведут в рамках спринтов с фиксированной продолжительностью, при этом ставят четкие цели и регулярно проводят обзор проделанной работы. В такой системе команде легче структурировать итерации и нести ответственность за выполнение задач.

Каскадная модель

Каскадная методология основана на линейном потоке последовательных этапов, каждый из которых зависит от результатов, полученных на предыдущей стадии. В отличие от Agile, этот процесс не итеративный.

Так, например, по каскадной модели, как правило, выполняются проекты в сфере производства, строительства и здравоохранения.

Итеративная модель

В ее рамках многократно воспроизводят циклы доработки проекта на основе обратной связи, иначе говоря — итерации.

Эта модель немного отличается от Agile тем, что обратную связь обычно дают в конце каждой контрольной точки. В Agile это делают чаще, а сам процесс более непрерывный.

Почему важно управлять жизненным циклом проекта?

Эффективное управление жизненным циклом проекта позволяет оптимизировать процессы во многих отношениях, включая следующие.

• Повышенная прозрачность проектов. Заблаговременно устраняя препятствия, команды получают возможность выполнять работу качественно и по графику. А это, в свою очередь, способствует принятию более продуманных решений.
• Точное управление рисками. Команды могут выявлять и снижать риски на ранней стадии. Регулярные проверки рисков помогают укладываться в сроки, избегая дорогостоящих задержек или неудач.
• Тесное взаимодействие с заинтересованными сторонами. Благодаря регулярным обновлениям информации, собраниям и отчетам о прогрессе участники держат руку на пульсе проекта на всем его протяжении.

Для упорядочивания идей и сортировки их по приоритету, а также для удобного создания настраиваемых дорожных карт и обмена ими с командой руководители проектов могут использовать инструменты Jira.

• Jira позволяет разбивать крупные проекты на посильные задачи, отслеживать прогресс и вести командную работу в масштабе всей компании.
• Jira Product Discovery отлично дополняет Jira, обеспечивая наглядное представление и контекст для проектов по разработке ПО, бизнес-задач и другой работы.

Проблемы управления жизненным циклом проекта

Процесс управления проектами может быть сложным и вызвать трудности, так как приходится предусматривать возможные препятствия, например расширение области проекта, ограничения по ресурсам или проблемы взаимодействия.

Когда требования к проекту начинают выходить за рамки первоначальных решений, происходит расширение области проекта. Это ведет к недостатку ресурсов, задержкам и отклонениям от плана. Избежать этого помогают процессы управления изменениями. Чтобы не отступать от целей, руководителям следует как можно чаще проверять область проекта и обсуждать все изменения с заинтересованными сторонами.

Ограничения по ресурсам могут привести к задержкам и поставить под угрозу успешное завершение проекта. Для предотвращения проблем с ресурсами следует проверять их на ранней стадии планирования проекта. Постарайтесь предусмотреть возможные проблемы и продумать решения, например такие, где вы сможете обратиться за помощью к сторонним организациям или перераспределить ресурсы.

Когда возникают проблемы взаимодействия — недостаток общения, разногласия или разобщенность в команде, — эффективность работы неизбежно снижается. Предотвратить такие проблемы можно путем формирования культуры, при которой участники проектной команды охотно делятся друг с другом информацией, регулярно проводят официальные и неофициальные собрания и находятся на одной волне. Упростить взаимодействие, отследить прогресс и наладить обмен сведениями можно с помощью инструментов управления проектами, например Jira.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

Вот несколько приемов, которые гарантированно улучшат управление жизненным циклом проекта.

• Обозначьте четкие контрольные точки. Разбейте проект на контрольные точки и укажите сроки их достижения. Проект не будет казаться таким неприступным, а вы сможете эффективнее отслеживать прогресс.
• Регулярно общайтесь. На регулярных встречах с участниками команды обсуждайте прогресс, выявляйте узкие места и находите новые идеи.
• Привлекайте заинтересованные стороны. Запрашивайте обратную связь, сообщайте новости и проясняйте требования и пожелания, чтобы команда могла оправдать все ожидания.

Внимательно следите за прогрессом выполнения задач и помогите без труда делать то же самое своей команде. Так будет меньше просрочек и упущений.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

Здесь вам пригодится такой инструмент, как доски Jira.

На досках Kanban в Jira удобно планировать, наглядно представлять и отслеживать работу. С их помощью вы и ваша команда можете ознакомиться с общим обзором всех задач и статусов их выполнения. Каждый участник команды может легко перемещать свои задачи на нужные этапы, чтобы держать остальных в курсе событий.

Эффективно управляйте жизненным циклом проекта с помощью Jira

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.