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O software de contabilidade ajuda indivíduos e empresas a gerenciar suas transações financeiras, registros e processos. Em empresas maiores, o software de contabilidade também é usado para otimizar operações de RH e folha de pagamento, operações legais, geração de faturas, livro-razão e elaboração de documentos.
O advento do software de contabilidade reduziu o uso de planilhas do Excel e livros-caixa para armazenar dados financeiros. O software também se integra com software de RH, folha de pagamento, orçamento e previsão, reconciliação bancária, automação de contas a pagar e software de faturamento para ajudar o usuário a obter clareza sobre seus ganhos produzidos.
Com o software de contabilidade, os usuários também podem gerar holerites, formulários fiscais, demonstrações de fluxo de caixa, demonstrações de resultados e recibos para regularizar serviços de stakeholders, serviços de fornecedores e acordos de parceria.
Indústrias comerciais e não comerciais importantes mudaram para o software de contabilidade para gerenciar suas despesas comerciais e manter tudo documentado. Ele previne atividades "por baixo dos panos" ao exibir lembretes de pagamento, aprovações e recibos pendentes no painel principal. Também suporta transações transfronteiriças, câmbio estrangeiro, controle de tarifas e despesas da cadeia de suprimentos para ajudar as empresas a automatizar pedidos de compra, custos de inventário e matéria-prima e operações de armazém.
As empresas usam software de contabilidade principalmente porque os proprietários de negócios e capitalistas não podem se dar ao luxo de ser lenientes nas operações financeiras de uma empresa. Os proprietários de negócios devem estar atualizados com o saldo de caixa, lucros retidos, despesas implícitas e explícitas, dívidas e remessas.
O software de contabilidade cria lançamentos contábeis do que entra na conta de alguém (crédito) e do que sai da conta de alguém (débito) para gerenciar ativos e passivos. O software realiza operações matemáticas e estatísticas para construir previsões sobre as melhores áreas de investimentos futuros. Ele também ajuda a calcular o giro de estoque (DIO), dias de vendas pendentes (DSO), receita de vendas, COGS e capital de giro operacional para estabilizar a receita líquida.
Enquanto as empresas se concentram em assinar mais pedidos de compra e transportar mercadorias, o software de contabilidade lista seus recibos de fornecimento, custos de desembarque, custo médio de valor e salários dos funcionários para as pessoas responsáveis pela produção. Ao calcular esses valores, os usuários podem organizar seus pagamentos, registrar impostos e se esforçar para construir um negócio lucrativo.
O software de contabilidade automatiza lançamentos de registros, não importa para quem sejam. Pode ser para um consumidor, fornecedor, parceiro, stakeholder ou despesa implícita da empresa. O software também supervisiona a gestão de ativos financeiros para dar uma visão clara dos ativos atuais, fixos e depreciáveis.
Existem diferentes sistemas de contabilidade para escolher com base no tamanho da empresa e no ciclo de gerenciamento de registros financeiros.
Além de registrar transações financeiras, o software de contabilidade facilita a vida de funcionários, investidores e stakeholders por meio dos seguintes recursos.
Diferentes benefícios do software de contabilidade podem ser usados para produzir uma visão precisa e em tempo real das finanças de um negócio. Ele também contém recursos como faturamento automático, que economiza tempo ao automatizar tarefas contábeis tediosas, e recursos mais avançados ou complementos como folha de pagamento, inventário de remessa e gerenciamento de projetos que podem otimizar outros aspectos de um negócio.
Aqui estão os benefícios do software de contabilidade:
O software de contabilidade é usado por contadores, controladores, diretores financeiros (CFOs) e outros membros dos departamentos de contabilidade.
O departamento de contabilidade varia dependendo do tamanho da empresa e da complexidade de suas operações. Pode incluir uma pessoa responsável por tudo ou muitos funcionários encarregados de operações financeiras específicas, como AP, AR, gerenciamento de caixa ou gerenciamento de despesas.
Sistemas ERP são pilhas de software específicas de departamento que gerenciam processos e fluxos de trabalho em unidades departamentais. Este software é usado para otimizar vendas e marketing, gerenciamento de relacionamento com o cliente, legal e fiscal, RH e folha de pagamento, integração de funcionários, e processos de negócios existentes e outros. Ele abrange aplicativos que atendem a cada vertical do negócio. O software de contabilidade é parte da infraestrutura geral do ERP e compartilha dados com outros softwares sob o mesmo guarda-chuva.
O software de contabilidade é uma solução dedicada que automatiza a contabilidade, folha de pagamento e operações contábeis de uma empresa. A solução rastreia despesas, gera relatórios financeiros e organiza a receita em demonstrações de resultados ou balanços patrimoniais. É ideal para pequenas e médias empresas que desejam definir registros e faturas para pagamentos e avaliar sua manutenção financeira.
O custo do software de contabilidade depende do tamanho e do tipo de indústria do seu negócio. Para pequenas empresas, um software de contabilidade fácil de usar, intuitivo e básico é uma boa escolha. Esta ferramenta oferece recursos como processamento de folha de pagamento, trilhas de auditoria, transferências bancárias e relatórios financeiros.
A faixa de preço varia de planos gratuitos (ou níveis gratuitos) até US$ 50 por mês para software de contabilidade mais abrangente e complexo. Empresas de médio a grande porte geralmente exigem mais recursos, como conversão de múltiplas moedas, suporte a múltiplos usuários, suporte a entidades, forex e tarifas, rastreamento de tempo e inventário, contabilidade global, RH central e análises detalhadas.
A maioria dos softwares de contabilidade de nível médio a empresarial oferece testes gratuitos. No entanto, é melhor entrar em contato diretamente com o fornecedor do software para obter uma cotação personalizada. A faixa de preço pode variar de US$ 50 a US$ 300 ou mais.
Este software pode ser comprado com base em qualquer um dos planos que eles oferecem. Normalmente, as opções de planos de assinatura incluem gratuito ou freemium, assinatura mensal, assinatura anual, pagamento conforme o uso e preços escalonados.
Software e serviços relacionados preenchem a lacuna nos recursos e funcionalidades do software de contabilidade e ajudam a alcançar eficiência adicional em um ambiente de negócios. Aqui está uma lista de softwares que equipes de contabilidade e finanças podem usar com software de contabilidade.
Proprietários de negócios e executivos que procuram ferramentas de contabilidade devem estar cientes de alguns dos possíveis desafios e limitações desse tipo de software:
O software de contabilidade vem em todas as formas e tamanhos. Ele é projetado para empresas de pequeno porte até empresas de grande porte e organizações sem fins lucrativos.
Escolher um software de contabilidade é complicado porque requer insights sobre o processo de contabilidade de caixa, manutenção de livros-razão, geração de faturas e operações de investimento.
Ao selecionar software de contabilidade, é importante primeiro observar como o negócio opera e depois se familiarizar com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções de produtos de software de contabilidade, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas.
Dependendo da indústria, o comprador pode querer criar uma lista longa de softwares projetados para ajudar empresas na indústria específica. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas de varejo, fabricantes, restaurantes, etc., bem como para muitos outros tipos de organizações comerciais.
Outro fator a considerar ao criar esta lista é quão fácil de usar o software é na contabilidade e reconciliação. Embora o software de contabilidade possa tornar certas tarefas mais fáceis, ainda requer um certo nível de compreensão financeira. Muitas vezes, o software de contabilidade construído para pequenas empresas é mais fácil de usar, mas tem menos recursos do que o software empresarial.
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode restringir essa lista com base no orçamento. O software de contabilidade está disponível para atender a todos os orçamentos, e alguns aplicativos de contabilidade geral podem ser baixados gratuitamente ou comprados na prateleira a um preço mais baixo.
No entanto, os compradores devem lembrar que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para sua indústria ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Como regra geral, as empresas devem demonstrar todos os produtos em sua lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas sobre as funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por todos os recursos de contabilidade, como executar relatórios ou como importar dados financeiros de outros sistemas.
Os contadores que usam este software devem estar envolvidos no processo de seleção. O contador pode preferir um aplicativo compatível com os que eles atualmente usam. Cada negócio é diferente, e o contador está na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre a melhor escolha para as necessidades particulares do negócio. O contador pode até mesmo ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.
Após escolher o software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, porque, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver o ROI, os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes concordem sobre o que esperar uma da outra.
Se o negócio tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Alternativamente, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisam de ajuda para implementar ou integrar o software de contabilidade com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa for usar o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
A decisão final deve ser baseada em todas as informações coletadas anteriormente. As empresas devem priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, se não a todas, de seus requisitos. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Os compradores devem conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar como o software é recebido. Se a plataforma receber boas avaliações, eles podem comprar com mais confiança. Se a ferramenta for ineficiente ou não estiver desempenhando como esperado, pode ser hora de testar outro software.
Com o aumento da computação em nuvem e da IA, os sistemas de contabilidade se tornaram mais avançados e capazes de lidar com complexidades financeiras. As seguintes tendências estão sendo observadas e adotadas no setor de software:
Escrito e pesquisado por Nathan Calabrese
Revisado e editado por Jigmee Bhutia