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Saiba Mais Sobre Software de Contabilidade

O que é software de contabilidade?

O software de contabilidade ajuda indivíduos e empresas a gerenciar suas transações financeiras, registros e processos. Em empresas maiores, o software de contabilidade também é usado para otimizar operações de RH e folha de pagamento, operações legais, geração de faturas, livro-razão e elaboração de documentos.

O advento do software de contabilidade reduziu o uso de planilhas do Excel e livros-caixa para armazenar dados financeiros. O software também se integra com software de RH, folha de pagamento, orçamento e previsão, reconciliação bancária, automação de contas a pagar e software de faturamento para ajudar o usuário a obter clareza sobre seus ganhos produzidos.

Com o software de contabilidade, os usuários também podem gerar holerites, formulários fiscais, demonstrações de fluxo de caixa, demonstrações de resultados e recibos para regularizar serviços de stakeholders, serviços de fornecedores e acordos de parceria.

Indústrias comerciais e não comerciais importantes mudaram para o software de contabilidade para gerenciar suas despesas comerciais e manter tudo documentado. Ele previne atividades "por baixo dos panos" ao exibir lembretes de pagamento, aprovações e recibos pendentes no painel principal. Também suporta transações transfronteiriças, câmbio estrangeiro, controle de tarifas e despesas da cadeia de suprimentos para ajudar as empresas a automatizar pedidos de compra, custos de inventário e matéria-prima e operações de armazém.

Por que usar software de contabilidade?

As empresas usam software de contabilidade principalmente porque os proprietários de negócios e capitalistas não podem se dar ao luxo de ser lenientes nas operações financeiras de uma empresa. Os proprietários de negócios devem estar atualizados com o saldo de caixa, lucros retidos, despesas implícitas e explícitas, dívidas e remessas.

O software de contabilidade cria lançamentos contábeis do que entra na conta de alguém (crédito) e do que sai da conta de alguém (débito) para gerenciar ativos e passivos. O software realiza operações matemáticas e estatísticas para construir previsões sobre as melhores áreas de investimentos futuros. Ele também ajuda a calcular o giro de estoque (DIO), dias de vendas pendentes (DSO), receita de vendas, COGS e capital de giro operacional para estabilizar a receita líquida.

Enquanto as empresas se concentram em assinar mais pedidos de compra e transportar mercadorias, o software de contabilidade lista seus recibos de fornecimento, custos de desembarque, custo médio de valor e salários dos funcionários para as pessoas responsáveis pela produção. Ao calcular esses valores, os usuários podem organizar seus pagamentos, registrar impostos e se esforçar para construir um negócio lucrativo.

O software de contabilidade automatiza lançamentos de registros, não importa para quem sejam. Pode ser para um consumidor, fornecedor, parceiro, stakeholder ou despesa implícita da empresa. O software também supervisiona a gestão de ativos financeiros para dar uma visão clara dos ativos atuais, fixos e depreciáveis.

Tipos de software de contabilidade

Existem diferentes sistemas de contabilidade para escolher com base no tamanho da empresa e no ciclo de gerenciamento de registros financeiros.

Software de contabilidade de desktop: O software geral instalado em computadores principais dentro de uma organização para armazenar, modificar, adicionar e excluir registros de caixa. Exemplos são Quickbooks Desktop Pro, Sage 50 e Tally. Pode ser usado por executivos de contabilidade e finanças de nível júnior para inserir registros de conferência, construir diários de caixa e gerenciar boas faturas.
Software de contabilidade baseado em nuvem: A maioria das novas ferramentas de contabilidade nasceu na nuvem; seus modelos de preços geralmente são baseados no número de usuários. Soluções baseadas em nuvem são fáceis de implementar, não exigem investimentos em hardware e permitem que os usuários paguem ao longo do tempo com base no uso. Muitas vezes, as ferramentas em nuvem têm dificuldade em fornecer funcionalidades offline robustas que permitem aos usuários concluir ações e acessar contas enquanto estão desconectados da internet. A nuvem é geralmente uma opção melhor para contabilidade de pequenas empresas devido ao seu custo mais baixo.
Sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP): Com um sistema ERP, você pode integrar o software de contabilidade com software funcional como RH, folha de pagamento, vendas, conformidade com IVA e controle de tempo para gerenciar melhor seus fluxos de trabalho e exibir registros instantaneamente. O software centraliza dados em diferentes verticais e melhora a experiência do usuário. Exemplos incluem SAP ERP, Dynamics 365 e Oracle Netsuite.
Software de contabilidade para pequenas empresas: Para uma empresa de pequeno porte com um número modesto de funcionários, investir em software de contabilidade para pequenas empresas reduz a folha de pagamento manual, automatiza transações em dinheiro e gerencia despesas corporativas em todos os departamentos. Exemplos são Keka, Zoho Books e Wave.
Software de contabilidade de código aberto: O software de contabilidade de código aberto é uma versão gratuita e compatível com servidor que pode ser instalada por meio de qualquer mercado de aplicativos, como Play Store ou App Store. Possui um processo de instalação gratuito e pode lidar com processos básicos de contabilidade e finanças, como faturamento, análise financeira e relatórios, e entrada de dados.
Software de contabilidade freemium: O software de contabilidade freemium oferece uma versão padrão da plataforma gratuitamente, mas cobra por complementos. As empresas podem acessar a versão básica que pode ser usada para cálculos e declarações padrão, mas precisam pagar custos adicionais por recursos avançados.
Software de contabilidade específico para a indústria: Os sistemas de contabilidade podem diferir com base na natureza da indústria que atendem. Códigos fiscais, regulamentos e melhores práticas variam entre as indústrias. Os compradores devem determinar se um produto que atende aos padrões de sua indústria é a melhor solução ou é versátil o suficiente para ser personalizado de acordo com suas necessidades.
Software de faturamento online: Este software gera recibos para pedidos, ajuda a gerenciar pagamentos de fornecedores e clientes e permite que os usuários criem modelos de suas faturas com modelos predefinidos. Alguns exemplos são Hiveage e Invoicely.
Software de contabilidade para autônomos: Um freelancer, empreendedor ou vendedor que precisa gerenciar finanças, inventários e novos investimentos pode optar por software de contabilidade para autônomos que ajuda a prever novas estratégias de negócios. Exemplos são QuickBooks Self-employed ou FreshBooks.
Software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos: O software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos é voltado para organizações sem fins lucrativos e ONGs que investem em projetos críticos e seguem princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) ou princípios de contabilidade de fundos ao analisar finanças.
Aplicativos de contabilidade móvel: Esses softwares de contabilidade oferecem uma interface amigável para dispositivos móveis que ajuda a gerar faturas, rastrear despesas, obter aprovações ou configurar suas contas em movimento. Exemplos incluem ZohoBooks e Xero Mobile.

Principais recursos dos melhores softwares de contabilidade

Além de registrar transações financeiras, o software de contabilidade facilita a vida de funcionários, investidores e stakeholders por meio dos seguintes recursos.

Geração de demonstração de resultados e balanço patrimonial: O software avalia o custo dos bens, ativos, receita de vendas, ganhos antes de impostos, contas a pagar, contas a receber e receita líquida de cada mês. Esses dados ajudam a construir demonstrações de resultados e balanços patrimoniais para a conveniência dos proprietários e investidores.
Estimativa de margem: Este software ajuda a analisar o dinheiro investido em operações de pesquisa e desenvolvimento (P&D) e calcula margens de lucro variáveis, brutas e líquidas. A avaliação de margens com software de contabilidade aumenta o escopo de sucesso do investimento.
Depreciação e amortização de ativos: O valor dos ativos (sejam fixos ou correntes) precisa ser explicitamente mencionado na demonstração de resultados. O valor do ativo deprecia ao longo do tempo, e um certo retorno sobre o investimento precisa ser alcançado por meio da receita de vendas. O sistema de contabilidade calcula o valor depreciado dos ativos e subtrai o valor da receita líquida. Também auxilia na amortização de ativos e ajuda os usuários a distribuir seus pagamentos de empréstimos para a compra de ativos ao longo do tempo.
Inventário e vendas pendentes: Com o software de contabilidade, os usuários podem gerenciar suas listas de materiais (BOM), giro de inventário e vendas pendentes (contas a receber). Ele atualiza os usuários sobre seus pagamentos pendentes, despesas de fabricação e níveis de inventário dentro de seu módulo de rastreamento de despesas.
Lucros retidos e dividendos: Enquanto os investidores estão diluindo o patrimônio ou buscando empréstimos para expandir o negócio, o software de contabilidade calcula quanto dos ganhos foram retidos em um determinado mês. Os lucros retidos são dividendos que os proprietários e investidores podem distribuir entre si ou reinvestir no negócio.
Lucro e perda: O software de contabilidade digitaliza contas a receber e avalia quanto lucro ou perda uma empresa teve em um determinado trimestre financeiro. Os recursos integrados de relatórios e análise descrevem os lucros e perdas obtidos e a possível análise de causa raiz de baixa renda.
Cálculo de ganhos antes de juros, impostos e depreciação (EBIT): O software de contabilidade possui razões e métricas pré-construídas para avaliar o EBIT. O EBIT é a medida da estabilidade financeira de uma empresa. Seu valor é calculado após subtrair juros devidos, custo de depreciação e impostos da receita de vendas obtida.
Câmbio e tarifa: Com o software de contabilidade, os usuários podem otimizar pagamentos internacionais. Ele suporta conversão de múltiplas moedas, taxas de tarifas e paridade para garantir práticas comerciais justas. A solução é projetada para transferências bancárias internacionais, transações brancas e reembolsos instantâneos.
Capacidades de integração: O software de contabilidade frequentemente se integra com software bancário ou feeds bancários para importação e exportação automatizada de registros de transações. A integração mostra que as finanças estão atualizadas, os fluxos de caixa estão precisos e as demonstrações de balanço e de resultados não têm valores discrepantes.
Personalização e escalabilidade: Você pode personalizar relatórios contábeis e financeiros com base em seus casos de uso e necessidades de negócios. Ele fornece modelos personalizáveis para construir demonstrações de resultados, demonstrações de fluxo de caixa ou folhas de razão com o cabeçalho da empresa e o tema da marca.
Financiamento de capital: O software de contabilidade gerencia emissões de capital, contas de acionistas individuais e investimentos de capital. A solução fornece insights profundos sobre receita recorrente anual (ARR), receita recorrente líquida (NRR), pontuação líquida do promotor (NPS) e outras métricas financeiras para ajudar os stakeholders a se manterem atualizados sobre os processos baseados em receita mais recentes.
Cálculo de razão: O sistema também calcula razões como NPV, margem de lucro bruto, margem operacional, entre outras, com base nos dados inseridos. Esses pontos de dados contribuem para a análise da saúde financeira de uma empresa.
Trilha de auditoria e relações com investidores: A solução não apenas gera papel após papel, mas também mantém um repositório para todos os documentos legais e financeiros usados por um stakeholder da empresa. Ele também se integra com software de relações com investidores para gerenciar ações e debêntures.
Internacionalização: A internacionalização permite que os usuários visualizem e transacionem negócios com o mesmo conteúdo em vários idiomas e moedas. Às vezes, regulamentos locais ou federais podem exigir formatos específicos e informações detalhadas a serem incluídas em faturas e outros documentos financeiros.
Multi-entidade ou consolidação: Este recurso permite arquiteturas de múltiplos livros-razão e múltiplos inquilinos, consolidações automatizadas, transações entre entidades e eliminações.
Reconciliações bancárias: As transações são importadas de sistemas de origem, e recursos de correspondência automatizada reconciliam a maioria das transações. Isso inclui regras de correspondência e agrupamento flexíveis e definidas pelo usuário para ajudar a reduzir o tempo necessário para produzir reconciliações precisas.

Quais são os benefícios dos sistemas de software de contabilidade?

Diferentes benefícios do software de contabilidade podem ser usados para produzir uma visão precisa e em tempo real das finanças de um negócio. Ele também contém recursos como faturamento automático, que economiza tempo ao automatizar tarefas contábeis tediosas, e recursos mais avançados ou complementos como folha de pagamento, inventário de remessa e gerenciamento de projetos que podem otimizar outros aspectos de um negócio.

Aqui estão os benefícios do software de contabilidade:

Precisão de dados: O software aumenta a precisão dos dados ao eliminar o risco de erro humano. O software é alimentado com bibliotecas matemáticas e estatísticas robustas e pacotes de software para invocar qualquer função de programa para calcular números e métricas.
Eficiência de tempo: Automatizar planilhas financeiras economiza tempo e permite que contadores e contadores financeiros se concentrem em construir iniciativas estratégicas.
Insights financeiros em tempo real: Os usuários podem alterar o conteúdo de um relatório financeiro, e as alterações serão refletidas em pouco tempo. O software atualiza métricas financeiras, valores e porcentagens em tempo real.
Relatórios financeiros: O software gera faturas personalizáveis, relatórios, demonstrações financeiras e resumos financeiros para que o usuário possa analisar sua saúde financeira com sabedoria para tomar decisões de investimento críticas.
Conformidade e conscientização de auditoria: O software de contabilidade mantém a conformidade com o governo. Ele mantém a integridade fiscal e mostra transações brancas precisas para eliminar discrepâncias nos números.
Colaboração multifuncional: O software melhora a colaboração ao ajudar os usuários a compartilhar arquivos com equipes internas ou externas. Ele também cria relatórios e métricas personalizadas que qualquer executivo autorizado pode acessar ou modificar.
Escalabilidade e adaptabilidade: O software de contabilidade se adapta à força de trabalho em mudança, investimentos e expansão dos negócios. Ele pode lidar com grandes volumes de dados financeiros e simplificar a complexidade financeira.

Quem usa programas de contabilidade?

O software de contabilidade é usado por contadores, controladores, diretores financeiros (CFOs) e outros membros dos departamentos de contabilidade.

O departamento de contabilidade varia dependendo do tamanho da empresa e da complexidade de suas operações. Pode incluir uma pessoa responsável por tudo ou muitos funcionários encarregados de operações financeiras específicas, como AP, AR, gerenciamento de caixa ou gerenciamento de despesas.

Contadores: Os contadores usam software de contabilidade para relatórios financeiros, como previsões, relatórios de lucro e perda, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa.
Empresas de contabilidade: As empresas de contabilidade gerenciam finanças para seus clientes. Contadores externos podem usar seu software para ajudar os clientes, ou podem precisar usar o software do cliente.
Controladores: Os controladores usam este software para supervisionar atividades contábeis e garantir que os livros-razão reflitam com precisão o dinheiro que entra e sai da empresa.
CFO e gerentes: Executivos usam software de contabilidade para garantir que controles sejam incorporados em como seu sistema compila dados e avalia a situação financeira da empresa. Executivos geralmente precisam acessar relatórios financeiros e painéis e raramente gerenciam transações ou outras atividades contábeis.
Fundadores de startups e freelancers: Indivíduos como esses usam software de contabilidade para registrar seus investimentos, calcular ROI e gerenciar informações relacionadas a salários.
Agências governamentais: As agências governamentais devem gerenciar fundos públicos, reduzir problemas de carona e prever despesas fiscais. Elas usam software de contabilidade para monitorar operações baseadas em caixa.
Varejistas e empresas de comércio eletrônico: Varejistas online ou offline e marcas de comércio eletrônico registram cada transação de cliente, custo de despesa de inventário de bens e receita de vendas com software de contabilidade. Demonstrações de resultados mensais, trimestrais e anuais impressas com software de contabilidade ajudam a analisar suas contas e níveis de reposição de caixa.
Organizações sem fins lucrativos: Organizações sem fins lucrativos usam software de contabilidade para gerenciar doações, doações e operações de fundos de caridade para garantir que o dinheiro seja gasto com sabedoria.
Instituições educacionais: Instituições educacionais usam software específico como SAP ou Tally para ensinar aos alunos os fundamentos da contabilidade e finanças.

ERP vs. software de contabilidade

Sistemas ERP são pilhas de software específicas de departamento que gerenciam processos e fluxos de trabalho em unidades departamentais. Este software é usado para otimizar vendas e marketing, gerenciamento de relacionamento com o cliente, legal e fiscal, RH e folha de pagamento, integração de funcionários, e processos de negócios existentes e outros. Ele abrange aplicativos que atendem a cada vertical do negócio. O software de contabilidade é parte da infraestrutura geral do ERP e compartilha dados com outros softwares sob o mesmo guarda-chuva.

O software de contabilidade é uma solução dedicada que automatiza a contabilidade, folha de pagamento e operações contábeis de uma empresa. A solução rastreia despesas, gera relatórios financeiros e organiza a receita em demonstrações de resultados ou balanços patrimoniais. É ideal para pequenas e médias empresas que desejam definir registros e faturas para pagamentos e avaliar sua manutenção financeira.

Quanto custa o software de contabilidade?

O custo do software de contabilidade depende do tamanho e do tipo de indústria do seu negócio. Para pequenas empresas, um software de contabilidade fácil de usar, intuitivo e básico é uma boa escolha. Esta ferramenta oferece recursos como processamento de folha de pagamento, trilhas de auditoria, transferências bancárias e relatórios financeiros.

A faixa de preço varia de planos gratuitos (ou níveis gratuitos) até US$ 50 por mês para software de contabilidade mais abrangente e complexo. Empresas de médio a grande porte geralmente exigem mais recursos, como conversão de múltiplas moedas, suporte a múltiplos usuários, suporte a entidades, forex e tarifas, rastreamento de tempo e inventário, contabilidade global, RH central e análises detalhadas.

A maioria dos softwares de contabilidade de nível médio a empresarial oferece testes gratuitos. No entanto, é melhor entrar em contato diretamente com o fornecedor do software para obter uma cotação personalizada. A faixa de preço pode variar de US$ 50 a US$ 300 ou mais.

Este software pode ser comprado com base em qualquer um dos planos que eles oferecem. Normalmente, as opções de planos de assinatura incluem gratuito ou freemium, assinatura mensal, assinatura anual, pagamento conforme o uso e preços escalonados.

Software relacionado a software de contabilidade e ferramentas

Software e serviços relacionados preenchem a lacuna nos recursos e funcionalidades do software de contabilidade e ajudam a alcançar eficiência adicional em um ambiente de negócios. Aqui está uma lista de softwares que equipes de contabilidade e finanças podem usar com software de contabilidade.

Software de orçamento e previsão: Este software é alimentado com capacidades de modelagem preditiva e regressão para avaliar as necessidades financeiras da empresa no futuro. É usado para analisar a demanda agregada de produtos e alocar os recursos empresariais certos para essa demanda.
Software de automação de AP: O software de automação de AP é usado por contadores e gerentes financeiros para automatizar as contas a pagar, reduzir o trabalho manual e processar faturas. Ele verifica as responsabilidades da empresa e cria faturas de AP para eliminar sobrecargas de pagamento.
Software de contas a receber: O software de contas a receber armazena, personaliza e atualiza pagamentos e faturas de clientes no sistema de contabilidade. A solução pode enviar lembretes de pagamento para clientes ou fornecedores e registrar a quitação no sistema junto com o DSO (dias de vendas pendentes). O DSO é uma métrica que informa ao usuário a média de dias que levou para coletar um pagamento de cliente.
Software de gerenciamento de risco financeiro: Esta solução protege dados financeiros contra violações de dados, vulnerabilidades ou acesso não autorizado de usuários. Ele também oferece outros recursos, como controle de crédito, controle de risco e simulações de cenários para oferecer os melhores negócios de investimento para stakeholders dentro de uma empresa.
Software de gerenciamento de fluxo de caixa: Este software lista as entradas e saídas de caixa dentro de um negócio em um período financeiro. Ele calcula se o fluxo de caixa em um determinado mês foi negativo ou positivo. Ele analisa fluxos de caixa futuros com base em transações passadas e dados históricos.
Software de análise financeira: O software de análise financeira trabalha com conjuntos de dados de investimento e correlaciona métricas relevantes para construir portfólios de investimento robustos. Ele gera relatórios financeiros avançados e identifica as melhores oportunidades para investir e aumentar a lucratividade de um serviço.
Software de gerenciamento de desempenho corporativo: As empresas usam software de CPM para implementar estratégias e iniciativas de negócios e obter insights sobre contagem de pessoal, produtividade, objetivos e metas de departamentos específicos dentro de um negócio. Ele é frequentemente integrado com sistemas ERP, software de CRM, software de cadeia de suprimentos e logística, e software de governança, risco e conformidade para monitorar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de um negócio e quão eficientemente eles foram alcançados até agora.

Desafios com software de contabilidade empresarial

Proprietários de negócios e executivos que procuram ferramentas de contabilidade devem estar cientes de alguns dos possíveis desafios e limitações desse tipo de software:

Internacionalização: Nem todos os serviços de contabilidade podem lidar com operações fora de um país. Se uma empresa realiza transações em outras moedas ou idiomas, precisará restringir sua busca a sistemas que foram internacionalizados de forma eficiente.
Conformidade: Existem muitos padrões contábeis e regulamentos financeiros; nem todos os sistemas de contabilidade os cobrem. Declarações financeiras básicas e relatórios para fins de conformidade geralmente estão incluídos, mas os compradores devem garantir que os recursos de conformidade financeira específicos da indústria sejam cobertos.
Consolidação: Quando sistemas de contabilidade são usados em vários locais, todas as informações financeiras devem ser consolidadas para serem processadas no nível da empresa. Isso não é um problema quando todos os usuários estão usando uma única solução de contabilidade. No entanto, torna-se um desafio quando soluções separadas ou versões diferentes do mesmo software são usadas.
Acesso a dados sensíveis: Os sistemas de contabilidade armazenam dados financeiros pessoais e empresariais, como contas bancárias e informações de cartão de crédito, além de outras informações confidenciais, incluindo números de segurança social. Portanto, é vital garantir que apenas um número limitado de usuários possa acessar esse tipo de informação e que ela esteja protegida contra ameaças externas, como vírus ou ataques de hackers. Um desafio significativo que os fornecedores devem enfrentar é a tendência de trazer seu próprio dispositivo, o que significa que os usuários acessam aplicativos de contabilidade em seus dispositivos móveis pessoais, que nem sempre são seguros ou protegidos contra vírus.
Integrações: Muitas das informações gerenciadas no software de contabilidade são compartilhadas e podem ser aproveitadas por sistemas ERP maiores; frequentemente, esses sistemas podem oferecer seus módulos de contabilidade. Garantir que as informações contábeis se integrem bem com os sistemas atuais ou expandir a busca para sistemas mais complexos que gerenciam os recursos da empresa pode ser a chave para escolher o software certo.

Quais empresas devem comprar software de contabilidade?

O software de contabilidade vem em todas as formas e tamanhos. Ele é projetado para empresas de pequeno porte até empresas de grande porte e organizações sem fins lucrativos.

Pequenas empresas: O software de contabilidade geralmente é mais fácil de usar e oferece recursos adicionais, como faturamento e folha de pagamento. Pequenas empresas podem encontrar maior visibilidade financeira e registrar reconciliações bancárias mais facilmente se mudarem de planilhas para software de contabilidade.
Empresas: Grandes organizações que frequentemente fazem negócios internacionalmente podem se beneficiar do software de contabilidade porque precisam gerenciar conformidade regulatória e fiscal com requisitos variados. O software de contabilidade empresarial é frequentemente integrado com software ERP e ajuda a automatizar e consolidar muitas das tarefas financeiras de uma empresa de grande porte, incluindo faturamento, orçamento e previsão, e relatórios.
Organizações sem fins lucrativos: O software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos, também chamado de contabilidade de fundos, ajuda empresas sem fins lucrativos a gerenciar transações isentas de impostos, doações e relatórios. Além das ferramentas contábeis padrão, esse tipo de software também ajuda organizações sem fins lucrativos a aceitar e registrar doações, gerenciar fundos e manter a conformidade.
Empresas de contabilidade: Empresas que prestam serviços contábeis também devem comprar software de contabilidade. O software para empresas de contabilidade ajuda os profissionais de contabilidade a aumentar a produtividade e melhorar seus relacionamentos com os clientes. Esses produtos de software podem ser implementados e usados em toda a empresa, mas são mais benéficos para contadores independentes.

Como escolher o melhor software de contabilidade

Escolher um software de contabilidade é complicado porque requer insights sobre o processo de contabilidade de caixa, manutenção de livros-razão, geração de faturas e operações de investimento.

Coleta de requisitos (RFI/RFP) para software de contabilidade

Ao selecionar software de contabilidade, é importante primeiro observar como o negócio opera e depois se familiarizar com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções de produtos de software de contabilidade, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas.

Compare produtos de software de contabilidade

Dependendo da indústria, o comprador pode querer criar uma lista longa de softwares projetados para ajudar empresas na indústria específica. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas de varejo, fabricantes, restaurantes, etc., bem como para muitos outros tipos de organizações comerciais.

Outro fator a considerar ao criar esta lista é quão fácil de usar o software é na contabilidade e reconciliação. Embora o software de contabilidade possa tornar certas tarefas mais fáceis, ainda requer um certo nível de compreensão financeira. Muitas vezes, o software de contabilidade construído para pequenas empresas é mais fácil de usar, mas tem menos recursos do que o software empresarial.

Crie uma lista curta

Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode restringir essa lista com base no orçamento. O software de contabilidade está disponível para atender a todos os orçamentos, e alguns aplicativos de contabilidade geral podem ser baixados gratuitamente ou comprados na prateleira a um preço mais baixo.

No entanto, os compradores devem lembrar que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para sua indústria ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.

Realize demonstrações

Como regra geral, as empresas devem demonstrar todos os produtos em sua lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas sobre as funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por todos os recursos de contabilidade, como executar relatórios ou como importar dados financeiros de outros sistemas.

Seleção de software de contabilidade

Os contadores que usam este software devem estar envolvidos no processo de seleção. O contador pode preferir um aplicativo compatível com os que eles atualmente usam. Cada negócio é diferente, e o contador está na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre a melhor escolha para as necessidades particulares do negócio. O contador pode até mesmo ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.

Após escolher o software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, porque, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver o ROI, os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.

Negociação

Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes concordem sobre o que esperar uma da outra.

Se o negócio tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Alternativamente, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de um preço de pacote mensal ou trimestral.

Os compradores também devem determinar se precisam de ajuda para implementar ou integrar o software de contabilidade com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato.

Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa for usar o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.

Decisão final

A decisão final deve ser baseada em todas as informações coletadas anteriormente. As empresas devem priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, se não a todas, de seus requisitos. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.

Os compradores devem conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar como o software é recebido. Se a plataforma receber boas avaliações, eles podem comprar com mais confiança. Se a ferramenta for ineficiente ou não estiver desempenhando como esperado, pode ser hora de testar outro software.

Tendências de software de contabilidade

Com o aumento da computação em nuvem e da IA, os sistemas de contabilidade se tornaram mais avançados e capazes de lidar com complexidades financeiras. As seguintes tendências estão sendo observadas e adotadas no setor de software:

Soluções baseadas em nuvem: A crescente adoção de software de contabilidade baseado em nuvem transferiu dados contábeis de servidores virtuais privados para contêineres em nuvem. Os usuários podem editar, modificar e recuperar elementos de dados de servidores em nuvem híbrida com segurança a uma fração do custo do armazenamento de dados tradicional.
Integração de inteligência artificial (IA): Integrar IA pode aumentar a credibilidade das previsões financeiras, melhorar a tomada de decisões e construir melhores estratégias de investimento para o negócio.
Tecnologia blockchain: É outra tendência recentemente desenvolvida que permite que as empresas comprem e negociem tokens não fungíveis (NFTs). NFTs são ativos que podem ser analisados e avaliados usando o sistema de contabilidade.
Aplicativos de contabilidade móvel: Não apenas um aplicativo de contabilidade móvel fornece acesso a feeds bancários e dados em movimento, mas também rastreia automaticamente mudanças, oferece flexibilidade e facilita a experiência do usuário com gráficos responsivos.
Segurança de dados e conformidade: A ênfase aumentada na segurança de dados tornou os sistemas de contabilidade compatíveis com riscos e autogovernantes. Este sistema mantém a integridade dos dados e mantém dados sensíveis confidenciais.

Escrito e pesquisado por Nathan Calabrese

Revisado e editado por Jigmee Bhutia

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