Saiba Mais Sobre Software de Chat ao Vivo
O que é Software de Chat ao Vivo?
O software de chat ao vivo permite que os visitantes de um site obtenham uma resposta em tempo real dos agentes de atendimento ao cliente, representantes de vendas ou assistentes virtuais de uma empresa. Esses produtos são normalmente implantados como um widget no canto inferior de um site de negócios e podem ser ativados quando um usuário clica no widget. Alternativamente, uma janela de chat pop-up pode solicitar que um usuário inicie uma conversa.
As soluções de chat ao vivo podem ser usadas em uma ampla variedade de contextos, incluindo atendimento ao cliente, suporte técnico, vendas e marketing. Na maioria das vezes, as empresas implementam o chat ao vivo para fornecer aos visitantes do site um canal direto para receber suporte ao cliente em tempo real. Por exemplo, agentes de chat ao vivo podem ajudar os visitantes com a navegação no site ou responder a perguntas sobre os produtos ou serviços de uma empresa. O chat ao vivo também é um método eficaz para geração de leads. Quando um visitante do site está interessado em comprar um produto ou serviço, o chat ao vivo pode ser usado para conectá-lo a um representante de vendas. Se um representante não estiver disponível, os widgets de chat ao vivo incluem um formulário de captura de leads para coletar as informações do prospecto para que um vendedor possa entrar em contato com ele o mais rápido possível.
Embora as janelas de chat ao vivo existam em um site 24/7, isso não significa que uma empresa precise que seus agentes estejam disponíveis para responder a perguntas o dia todo. Um modo offline permite que os visitantes do site enviem perguntas ou preocupações que podem ser tratadas por um chatbot ou por um agente quando o chat ao vivo estiver online novamente. O chat ao vivo muitas vezes serve como a primeira linha de defesa de uma empresa para ajudar os agentes de chat a responder a perguntas rápidas e escalar preocupações mais profundas de maneira organizada. O objetivo desses produtos é aumentar a eficiência tanto para o agente quanto para o cliente.
Quais Tipos de Software de Chat ao Vivo Existem?
Soluções apenas de texto
O software de chat ao vivo apenas de texto permite que agentes e clientes se comuniquem via texto. Normalmente, o cliente será abordado por uma janela de chat pop-up que ajuda a iniciar uma conversa.
Soluções de voz ou vídeo
O software de chat ao vivo com capacidades de vídeo ou voz — além do texto — permite uma conversa mais personalizada com os clientes. As conversas por vídeo são especialmente úteis para perguntas complexas que exigem uma representação visual. Conversas por vídeo face a face não são os únicos recursos do chat ao vivo de vídeo e voz; os usuários podem habilitar o compartilhamento de tela para transmitir visualmente um problema que é difícil de explicar por texto.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Chat ao Vivo?
A funcionalidade do chat ao vivo pode variar de produto para produto. Ao considerar uma solução de chat ao vivo para um negócio, é importante considerar quais recursos serão mais benéficos para o caso de uso específico. A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de chat ao vivo:
Análise: Relatórios relacionados à análise de chat ao vivo dão aos administradores insights sobre métricas de atendimento ao cliente, como tempo de resposta de suporte, desempenho geral do suporte e satisfação do cliente. Esses insights ajudam os gerentes a entender os altos e baixos da experiência do cliente e o desempenho da equipe.
Monitoramento de visitantes: O monitoramento de visitantes em tempo real rastreia onde os visitantes estão no site e quanto tempo permanecem em uma determinada página da web. Esses insights dão uma noção de para onde os visitantes estão se direcionando em uma página da web e podem até ajudar a gerar leads.
Modelos de resposta: Para perguntas comuns, respostas prontas são muito eficientes. Os agentes podem ter respostas prontas para enviar assim que uma pergunta comum surgir.
Branding: Como o chat ao vivo existe no site de uma empresa, é importante que o widget e a janela de conversa correspondam ao branding e design do site da empresa. Para isso, os produtos de chat ao vivo oferecem opções de design personalizáveis para alterar as cores e imagens do aplicativo. Os recursos de personalização de branding garantem uma experiência de marca contínua para os clientes.
Feedback do cliente: Após uma conversa de chat ao vivo, um cliente pode avaliar a conversa e compartilhar feedback sobre se sua pergunta foi adequadamente tratada. Os gerentes podem usar esse feedback para entender melhor a qualidade do trabalho de um agente.
Mensagens proativas: Embora o chat ao vivo já seja um recurso acessível, é útil para os visitantes do site serem recebidos com um pop-up amigável para informá-los de que estão convidados a conversar sempre que quiserem. Uma mensagem proativa é uma maneira acessível de atrair visitantes para se comunicarem com a empresa.
Integrações: Os produtos de chat ao vivo devem se integrar perfeitamente com o conjunto de tecnologia de uma empresa para garantir que as informações compartilhadas nas conversas de chat estejam disponíveis em todos os departamentos. Integrações com software CRM são importantes para armazenar e acessar informações do cliente durante uma conversa de suporte, bem como adicionar novos contatos para geração de leads. O chat ao vivo normalmente se integra com outras soluções de atendimento ao cliente, especialmente help desks, para melhorar as experiências omnichannel do cliente.
Muitas soluções de software de chat ao vivo também oferecem os seguintes recursos:
Quais são os Benefícios do Software de Chat ao Vivo?
Empresas de todos os tipos se beneficiam do uso de software de chat ao vivo para fornecer suporte ao cliente instantâneo e acessível. Usar o chat ao vivo torna o suporte ao cliente mais eficiente tanto para o agente quanto para o cliente por várias razões:
Engajamento do cliente: O chat ao vivo é uma maneira simples e acessível para os clientes abordarem uma empresa. Os clientes têm mais probabilidade de se engajar do que se a empresa oferecesse apenas suporte por telefone e e-mail, devido à sua conveniência.
Suporte em tempo real: Com o chat ao vivo, os visitantes do site não precisam esperar muito tempo por uma resposta a uma pergunta simples. Sem um longo tempo de resposta, os visitantes têm mais probabilidade de se engajar com a empresa, sabendo que seu tempo não está sendo desperdiçado. Em comparação, perguntas enviadas por e-mail ou redes sociais têm um tempo de resposta imprevisível. Como as perguntas são respondidas rapidamente, os agentes são mais produtivos e conseguem lidar com mais perguntas.
Eficiência e produtividade melhoradas: Em comparação com chamadas telefônicas, o chat ao vivo é relativamente barato e exige menos esforço tanto do cliente quanto do agente. Além disso, é fácil realizar multitarefas entre diferentes conversas de chat ao vivo, permitindo mais suporte em menos tempo. Como o chat ao vivo requer leitura e digitação, as conversas têm mais tempo de inatividade entre as mensagens. Isso permite que os agentes de atendimento ao cliente realizem multitarefas e lidem com várias janelas de chat ao mesmo tempo. Dependendo de quantas conversas estão ocorrendo, os agentes também podem usar o tempo de inatividade para falar ao telefone com outro cliente enquanto lidam com conversas de chat ao vivo.
Geração de leads: O chat ao vivo é acessível para os clientes, então é uma maneira fácil de iniciar uma conversa de vendas. A informalidade do chat ao vivo torna uma conversa de vendas mais confortável para o cliente, então é uma ótima oportunidade para fechar uma venda.
Quem Usa Software de Chat ao Vivo?
Profissionais que se comunicam diretamente com os clientes, como equipes de atendimento ao cliente e equipes de vendas, usam o chat ao vivo para conversar instantaneamente com os clientes ou coletar dados sobre as conversas que os clientes têm com os agentes de atendimento ao cliente.
Atendimento ao cliente: As equipes de atendimento ao cliente usam software de chat ao vivo para se comunicar com visitantes do site que usam o recurso para fazer perguntas ou expressar preocupações. Se alguma reclamação precisar ser escalada, os agentes de chat podem usar recursos de roteamento para transferir a conversa para um gerente. Ao adquirir uma solução de chat ao vivo para atendimento ao cliente, as empresas devem lembrar de procurar produtos que se integrem ao software de suporte existente da empresa.
Vendas: As equipes de vendas podem utilizar software de chat ao vivo para gerar leads. Como o comprador está expressando interesse na empresa ao iniciar uma conversa usando o recurso de chat ao vivo, é uma ótima oportunidade para iniciar uma conversa de vendas. Se uma empresa deseja implementar o chat ao vivo para acelerar as vendas e melhorar as taxas de conversão, é importante encontrar um produto que se integre ao CRM ou sistema de registro.
Software Relacionado ao Software de Chat ao Vivo
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com ferramentas de chat ao vivo incluem:
Software de help desk: O software de help desk fornece um sistema de tickets para equipes de atendimento ao cliente organizarem e responderem a perguntas sobre os produtos ou serviços de uma empresa. Tradicionalmente, os help desks recebem perguntas de clientes por e-mail e formulários da web, mas essas soluções estão cada vez mais apoiando o atendimento ao cliente omnichannel ao incorporar outros canais, como redes sociais, chat ao vivo, SMS e tecnologia de call center. Como resultado, muitas soluções de help desk incluem uma ferramenta de chat ao vivo.
Software de autoatendimento ao cliente: O software de autoatendimento ao cliente fornece uma plataforma para usuários finais, prospectos ou clientes acessarem informações e realizarem tarefas sem a assistência de representantes de atendimento ao cliente. O autoatendimento ao cliente pode assumir muitas formas diferentes e pode incluir chatbots, assistentes virtuais inteligentes, bases de conhecimento, FAQs e fóruns comunitários.
Software de atendimento ao cliente social: As empresas usam software de atendimento ao cliente social para ajudar seus clientes por meio de redes sociais e aplicativos de mensagens sociais. Essas soluções coletam perguntas de clientes das redes sociais e as atribuem a membros da equipe de suporte. Enquanto o software de chat ao vivo permite que os clientes recebam suporte ao visitar o site de uma empresa, o atendimento ao cliente social permite que as equipes de suporte respondam proativamente a reclamações ou perguntas de clientes. Algumas ferramentas de chat ao vivo oferecem a capacidade de transferir interações de chat para plataformas de mensagens sociais, para que a conversa possa ser continuada na plataforma preferida do cliente.
Software de marketing conversacional: As ferramentas de chat ao vivo podem se integrar ou incluir recursos de software de marketing conversacional. O marketing conversacional ajuda as empresas a melhorar as taxas de conversão ao identificar e se engajar com potenciais clientes ao longo de sua jornada de compra. Esses produtos aceleram o processo de compra ao transferir leads qualificados para representantes de vendas ou facilitar conversas de acompanhamento se um cliente ainda não estiver pronto para comprar.
Software de chatbots: Chatbots, que são frequentemente chamados de agentes virtuais ou assistentes virtuais, são usados no lugar de um humano para realizar tarefas específicas ou fornecer informações com base em solicitações escritas ou faladas. Ferramentas de suporte ao cliente, como chat ao vivo, help desk ou soluções de contact center, podem já ter chatbots implementados como uma primeira linha de defesa ao lidar com clientes.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Chat ao Vivo?
Qualquer empresa com um site pode usar software de chat ao vivo. Esses produtos são benéficos para empresas de todos os tamanhos, desde pequenas empresas até grandes corporações. No entanto, há alguns tipos de empresas que são particularmente adequadas para o chat ao vivo.
E-commerce: Marcas de e-commerce e qualquer empresa que venda produtos online devem considerar a compra de uma solução de chat ao vivo. Enquanto os clientes navegam em um site de e-commerce, eles podem encontrar problemas técnicos ou ter perguntas sobre especificações de produtos, envio ou políticas de devolução. O chat ao vivo oferece a oportunidade para uma empresa responder à pergunta de um cliente imediatamente, aumentando a chance de o cliente concluir sua compra.
Serviços: O chat ao vivo pode ser muito benéfico para empresas no setor de serviços, especialmente bancos, saúde, imóveis, viagens e hospitalidade. Para essas indústrias, um atendimento ao cliente excepcional é fundamental para o sucesso do negócio. O chat ao vivo fornece aos clientes e prospectos uma conexão instantânea com uma empresa para que possam resolver rapidamente problemas ou ter suas perguntas respondidas.
Como Comprar Software de Chat ao Vivo
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Chat ao Vivo
Se uma empresa está comprando uma solução de chat ao vivo pela primeira vez ou procurando uma substituição, o primeiro passo é definir uma lista de requisitos que o produto deve atender para que o negócio seja mais produtivo. Esses requisitos ajudarão os compradores a restringir a lista de produtos a serem considerados.
Primeiro, os compradores devem avaliar a necessidade de software de chat ao vivo e fazer as seguintes perguntas:
- Quem usará o produto com mais frequência?
- Quantos usuários (ou assentos) precisamos?
- Será usado para atendimento ao cliente ou suporte técnico?
- A equipe de vendas usará para geração de leads ou para guiar os clientes em sua jornada de compra?
Neste ponto, também é importante listar os recursos que serão mais úteis para as equipes que usarão o produto. Para melhorar o autoatendimento ao cliente e liberar o tempo dos membros da equipe, as empresas podem exigir um produto que possa automatizar fluxos de trabalho para resolver problemas do cliente sem assistência humana. Os compradores devem considerar se o produto deve se integrar a qualquer outro software que sua empresa use, como CRM ou help desk.
Comparar Produtos de Software de Chat ao Vivo
Crie uma lista longa
Com base na lista de requisitos, os compradores devem criar uma lista longa de no máximo 10 produtos que parecem atender às necessidades do negócio. Consultar sites de avaliações online é uma ótima maneira de começar a lista longa. O G2 tem milhares de categorias de software com mais de 1 milhão de avaliações de usuários verificadas. A categoria de software de chat ao vivo do G2 pode ajudar os compradores a encontrar os produtos mais bem avaliados ou mais populares com base em avaliações de clientes verificados.
Crie uma lista curta
Após consultar avaliações de clientes e criar uma lista longa de produtos de software de chat ao vivo, as empresas devem começar a eliminar as opções que não funcionarão para seu negócio. A maneira mais fácil de fazer isso é primeiro eliminar os produtos fora do orçamento. Pequenas empresas ou startups devem olhar para os planos de preços de cada produto para determinar se o produto ainda será acessível à medida que a empresa crescer. Neste ponto, os compradores também devem eliminar produtos que não oferecem todos os recursos necessários.
Conduza demonstrações
Uma vez que uma lista curta de cerca de três a cinco produtos esteja pronta, as empresas devem começar a entrar em contato com os fornecedores para agendar demonstrações. As demonstrações permitem que os compradores tenham uma visão mais detalhada da funcionalidade e facilidade de uso de cada solução de chat ao vivo. Esta também pode ser a primeira oportunidade de vislumbrar o estilo de integração e os níveis de serviço de cada fornecedor e determinar se eles são úteis e comunicativos e se estão focando demais na apresentação de vendas.
Seleção de Software de Chat ao Vivo
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção de software da empresa já deve consistir em um gerente de projeto para gerenciar o processo do início ao fim e um patrocinador executivo para garantir a adesão dos tomadores de decisão da empresa. Naturalmente, a equipe de seleção também deve incluir vários funcionários que usarão o chat ao vivo diariamente, como representantes de vendas ou agentes de atendimento ao cliente.
Negociação
Antes de assinar um contrato, os compradores devem garantir que negociem o melhor preço e perguntem sobre quaisquer descontos para os quais sua empresa possa se qualificar. Este também é o momento para discutir serviços de implementação e integração e planos de pagamento.
Decisão final
Finalmente, é hora de decidir sobre um software de chat ao vivo e assinar na linha pontilhada. Nos dias e meses após a compra, os compradores devem monitorar o progresso da empresa com o novo produto. O chat ao vivo está funcionando como pretendido? Os usuários adotaram totalmente todos os recursos? O produto escalará com o crescimento da empresa? Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for "não", o comprador deve considerar levantar as preocupações com o fornecedor. Se eles não conseguirem resolver esses problemas, pode ser hora de procurar alternativas.
Tendências de Software de Chat ao Vivo
Compartilhamento de tela
Às vezes, as perguntas são mais fáceis de fazer com visuais. Para ajudar a prevenir mal-entendidos, o compartilhamento de tela permite que o cliente mostre a um agente de suporte a base de sua pergunta em vez de comunicá-la por texto. Como digitar perguntas pode ser um processo demorado para questões complexas, o compartilhamento de tela pode ajudar a economizar tempo e evitar frustração tanto para o cliente quanto para o agente.
Automação
Usar chatbots e respostas automáticas para preocupações simples dos clientes significa que ter um agente online 24/7 não é necessário. À medida que a inteligência artificial se torna mais desejável para ajudar as empresas a automatizar processos, os fornecedores de chat ao vivo continuam a adicionar recursos como respostas inteligentes e fluxos de trabalho automatizados aos seus produtos. Essas opções garantem que os clientes recebam assistência a qualquer hora, mantendo a satisfação do cliente e gerando leads consistentemente.
