Prawidłowo złożona deklaracja podatkowa musi zawierać szereg niezbędnych elementów, jednak jednym z kluczowych, którego pominięcie unieważnia dokument, jest podpis podatnika. Brak podpisu na deklaracji podatkowej traktowany jest jak niezłożenie deklaracji, co może prowadzić do poważnych konsekwencji karnoskarbowych. Wyjaśniamy, dlaczego jest on tak istotny i jakie warunki musi spełniać.
Podpis jako obowiązkowy element deklaracji podatkowych
Przepisy ustaw podatkowych wymagają od podatników składania deklaracji podatkowych (za okresy miesięczne, kwartalne czy też roczne). Wzory deklaracji są określone w rozporządzeniach wykonawczych.
Należy wskazać, że obowiązkowym elementem każdej deklaracji jest znajdujący się na końcu podpis. Podpis (czy to własnoręczny, czy też elektroniczny) pozwala na identyfikację osoby składającej deklarację.
W związku z tym, że deklaracja podatkowa jest oświadczeniem wiedzy rodzącym istotne skutki prawno-finansowe, musi być podpisana w sposób, z którego jednoznacznie wynika przedmiotowe uprawnienie (podpis oświadczenia jest jednoznaczny z potwierdzeniem prawdziwości zawartych w deklaracji danych).
Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 21 lipca 2010 roku (nr ITPP1/443-400/10/MS), stwierdzić należy, że skoro normodawca, określając wzór deklaracji, zawarł zapis „podpis (i pieczątka) podatnika lub osoby reprezentującej podatnika”, to jest to wymóg obligatoryjny dla podatników składających te deklaracje.
W tym miejscu należy wskazać, że stosowanie pieczątek zarówno na drukach i formularzach, składanych w wersji papierowej ma najczęściej na celu zabezpieczenie ich wiarygodności oraz nienaruszalności. Zamieszczanie pieczątek ułatwia dokonanie przez organ administracji publicznej, któremu składany jest dokument opatrzony pieczątką, weryfikacji danych podmiotu w przypadku trudności w rozpoznaniu często nieczytelnego podpisu osoby składającej dokument.
Na koniec Dyrektor KIS wskazał, że w sytuacji, gdy zbyt uciążliwe dla podatnika jest wypełnianie obowiązków wynikających ze składania deklaracji w formie papierowej, może on stosownie do obowiązującego stanu prawnego skorzystać z możliwości składania tych deklaracji drogą elektroniczną, o czym stanowi art. 3a Ordynacji podatkowej.
Zgodnie z art. 3a Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest potwierdzane elektronicznie.
W myśl zaś art. 3b Ordynacji podatkowej deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:
- dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach;
- jeden podpis elektroniczny.
Odnośnie do podpisu złożonego na deklaracji elektronicznej warto sięgnąć do par. 4 Rozporządzenia z dnia 19 września 2017 roku w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone. W przepisie tym możemy przeczytać, że deklaracje i podania mogą być opatrywane:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli są przesyłane w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 1-3, albo
- podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu celnego, jeżeli są przesyłane przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo
- podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeżeli są przesyłane przez:
- Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej albo
- Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo
- szczególnym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność zeznań, jeżeli są przesyłane za pomocą oprogramowania interfejsowego udostępnionego w systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 2 ust. 4, albo
- innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 i 3.
Podpis na deklaracji podatkowej a pełnomocnictwo
Zgodnie z art. 80a Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej podatnik, płatnik lub inkasent składa do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej składa się na formularzu UPL-1P. Natomiast pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej składane jest na formularzu UPL-1.
Jak wskazał NSA w wyroku z 13 czerwca 2018 roku (II FSK 1554/16), umocowanie do podpisania deklaracji, o którym mowa w art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej, jest pełnomocnictwem szczególnego rodzaju, upoważniającym pełnomocnika jedynie do złożenia podpisu na deklaracji podatkowej, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Pełnomocnictwo to nie uprawnia np. do sporządzenia deklaracji, co musi wynikać z innego tytułu prawnego.
Osoba ustanowiona jedynie do podpisywania deklaracji nie może też „poprawiać” danych zawartych w deklaracji. Wszelkie skutki prawno-podatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji obciążają podatnika, płatnika lub inkasenta.
Skutki złożenia deklaracji podatkowej bez podpisu
Deklaracja wysłana do urzędu skarbowego bez podpisu podatnika czy też pełnomocnika traktowana jest tak, jakby nie została w ogóle złożona.
Należy w tym miejscu zaznaczyć, że niezłożenie deklaracji jest czynem zabronionym podlegającym odpowiedzialności karnoskarbowej. Jak wynika z art. 54 Kodeksu karnego skarbowego, podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.
Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie jest małej wartości, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Natomiast jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie nie przekracza ustawowego progu, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Należy wskazać, że ww. problem nie występuje w przypadku składania deklaracji w postaci elektronicznej, ponieważ nie jest technicznie możliwe wysłanie deklaracji do urzędu skarbowego bez złożenia podpisu elektronicznego.
